Bedienung (Arbeitszeit-Festschreibung)

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• Sie können das Modul bzw. die Funktion über zwei Wege erreichen:

  • entweder über das Modul Dienstliches → Arbeitszeitperioden in der Mitarbeiter*innen-Akte

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• oder über den Button Arbeitszeitperioden festschreiben im Registerkarten-Bereich über die Mitarbeiter*innen-Stammdatenliste

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Die Eingabemaske bzw. die Funktionen des Arbeitszeit-Cachings unterscheiden sich ein wenig, je nachdem, ob Sie es über die Mitarbeiter*innen-Akte oder die Mitarbeiter*innen-Liste aufrufen.

2a. Weg über die Mitarbeiter*innen-Akte

• Hier können Sie nur die Arbeitszeitperioden der geöffneten Mitarbeiter*innen-Akte festschreiben bzw. bearbeiten

• Klicken Sie auf +Neu

• In dem sich geöffneten Fenster wird Ihnen Folgendes angezeigt:

• Die Felder im Einzelnen:

  • Periodenbeginn

    • Von-Datum der Periode, die Sie neu festschreiben wollen

    • dieses Feld ist NICHT veränderbar und wird wie folgt vorgegeben:

      • Beginn-Datum der Arbeitszeitberechnung - falls es noch keine Festschreibung gab

      • Folgetag des Enddatums der letzten Festschreibung

      • Ziel ist, softwareseitig eine lückenlose Festschreibung zu gewährleisten.

  • Periodenende

    • Bis-Datum der Periode, die Sie neu festschreiben wollen

      • wird automatisch mit dem letzten Tag des Vormonats vorbelegt

      • kann jedoch beliebig verändert werden

      • eine Festschreibung in die Zukunft ist jedoch nicht möglich.

  • Datum der Generierung

    • Technischer Zeitstempel der Festschreibung

      • ist automatisch das aktuelle Datum/ die aktuelle Uhrzeit

      • kann nicht verändert werden

Verändern Sie das Periodenende nach Ihren Wünschen und speichern Sie den Datensatz ab.

2b. Weg über der Mitarbeiter*innen-Stammdatenliste

Wechseln Sie in das Modul Dienstplan und klicken dort oben im Registerkartenbereich auf die Schaltfläche Arbeitszeitperioden festschreiben:

• In dem sich geöffneten Fenster wird Ihnen Folgendes angezeigt:

• Die Felder im Einzelnen:

  • Auswahl des Einsatzortes

    • Hier können Sie aus Ihrer Organisationen-Liste die gewünschte Organisation auswählen, in der die Arbeitszeitkonten der entsprechenden Mitarbeiter*innen festgeschrieben werden sollen.

  • Anzeigen

    • lädt die Anzeige der Mitarbeiter*innen neu, wenn Sie die Organisation gewechselt haben

  • Periodenende

    • Das Bis-Datum der festzuschreibenden Periode

    • Wird vorbelegt mit dem letzten Tag des Vormonats

    • Das Datum kann nicht in die Zukunft gesetzt werden

    • Das Enddatum wird ggf. durch das System nach vorne korrigiert, wenn das Arbeitsvertragsende vor dem Ende des Festschreibungs-Zeitraumes terminiert ist. Sie erhalten dazu eine Meldung bei der Validierung.

  • Auflistung der Mitarbeiter*innen

    • über die Checkboxen auf der linken Seite, können Sie einzelne Mitarbeiter*innen noch abwählen.

    • Arbeitszeiten Datum von und bis werden arbeitsvertragsübergreifend aus der jeweiligen Mitarbeiter*innen-Akte befüllt anhand des frühesten Arbeitsvertrags-Beginns und des spätesten Arbeitsvertrags-Endes (falls vorhanden) der/des Mitarbeiter*in.

3. Validierungsprotokoll

Nach dem Speichern wird Ihnen ein Validierungsprotokoll ausgegeben, damit Sie sehen können, ob alles funktioniert hat bzw. Warn- oder Fehlermeldungen angezeigt werden.

• Die festgeschriebenen Zeiträume sind nun vor Veränderungen in der Software,

  • sei es durch nachträglich eingegebene Arbeitszeiten

  • oder durch technische Veränderungen im Zuge eines Updates geschützt.

• Festgeschrieben wird jedoch nur der Gesamtwert der Arbeitszeit, die im Zuge der Festschreibung von der Software errechnet wurde (bspw. 162h) und nicht die einzelnen Datensätze an sich (bspw. FLS oder Dienst-Ist-Zeiten)

  • es ist also weiterhin möglich, Daten anzulegen oder zu verändern - jedoch ohne Auswirkungen auf das Arbeitszeitkonto

• die erstellte Festschreibungen der jeweiligen Mitarbeiter*innen werden in die jeweiligen Akten der Mitarbeiter*innen im Modul Arbeitszeitperioden abgelegt und dort tabellarisch aufgelistet.

• Sie können diese von dort einsehen oder auch nachträglich bearbeiten bzw. löschen.

• wie bereits erwähnt, können durchaus Änderungen bzw. Eingaben in der Software vorgenommen werden, die eigentlich Auswirkungen auf die festgeschriebenen Zeiträume hätten.

  • durch die Festschreibung bleibt jedoch zunächst alles geschützt

• möchten Sie nun den festgeschriebenen Wert mit dem eigentlich durch die Software ausgerechneten aktuellen Wert vergleichen,

  • können Sie dies in der Mitarbeiter*innen-Akte im Modul Arbeitszeitperioden über den Button Auf Änderungen prüfen tun.

• Dort werden Ihnen nun zwei tabellarische Auflistungen angeboten, anhand derer Sie erkennen können, inwiefern die Änderungen Einfluss auf das Arbeitszeitkonto der/des Mitarbeiter*in haben würde.

  • Links wird der festgeschriebene Wert ausgegeben und rechts der aktuell von der Software errechnete.

  • Leider können wir Ihnen hier keine Auflistung bis auf den Datensatz der Arbeitszeit an sich anbieten, sondern nur die Werte summiert ausgeben.

• Sie haben Änderungen bemerkt und möchten das festgeschriebene Arbeitszeitkonto nun verändern bzw. auf den aktuellen Stand der Software setzen.

• Dazu müssen Sie lediglich den gewünschten Zeitraum in der Auflistung auswählen und dann auf Arbeitszeitperiode neu berechnen klicken.

• Dabei erhalten Sie eine Warnung, dass sich dadurch der Arbeitszeitkonto-Wert ändern könnte.

• Die festgeschriebenen Werte haben sich nun anhand er aktuellen Daten in der Software aktualisiert.