Zahlungseingang-Import (Manual)

Owned by Niko Markantonatos
Last updated: Apr 26, 2024 by Susann Klemaschewski
4 min read

Startseite > Bedienungshilfen > Step 2: Anleitungen > Zahlungseingang-Import

 

 

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie Zahlungseingänge bspw. aus Datev per CSV-Datei in myneva.daarwin importieren.

 

Story

Bei unseren Kunden werden Rechnungslegung und Finanzbuchhaltung in unterschiedlichen Systemen abgebildet und häufig sogar durch unterschiedliche Personengruppen verantwortet.
D. h., die Informationen zu den Zahlungseingängen werden bereits in einem anderen System gepflegt und stehen den Verwaltungsmitarbeiter*innen in myneva.daarwin nur selten zur Verfügung. Um diese Informationen allen Personenkreisen ohne doppelte manuelle Datenpflege zur Verfügung zu stellen, bieten wir eine Zahlungseingangsimportschnittstelle an.

Ein weiterer Grund ist die Best Practice-Abbildung von Spitzabrechnungen/Abschlussrechnungen (insbesondere LWL und LVR) über die Kombination aus Rechnungsinformationen und Zahlungseingängen aus den Offenen Posten in unserer Software. Dies wird durch den Import von Zahlungseingängen deutlich komfortabler.

 

Grundvoraussetzungen

  • Da das Modul kostenpflichtig ist, müssen Sie eine gültige Modul-Lizenz besitzen bzw. erworben haben.

  • Eine gültige Schnittstellendefinition muss hinterlegt sein (es gibt hierfür einen eigenen Absatz)

Um die Schnittstelle zu bedienen, müssen User*innen die dafür notwendigen Berechtigungen (Ausführen-Recht) in der Berechtigungszeile: Schnittstellen-Import - Import von Zahlungseingängen besitzen

 

Hinterlegen der Schnittstellendefinition

Die auf Ihre Bedarfe ausgerichtete Schnittstellendefinition wird in der Regel durch unsere Consultants im Rahmen des ergänzenden Dienstleistungspaketes zum Erwerb der Schnittstelle in den Einstellungen unserer Software hinterlegt.

 

Durchführung eines Importlaufes

Erstellen Sie zuerst anhand der Informationen aus Ihrem Finanzbuchhaltungssystem die zu importierende Datei.

 

1. Öffnen Sie zunächst das Modul Import von Zahlungseingängen
Dieses befindet sich standardmäßig im Hauptmenü-Punkt Rechnungswesen.

 

2. Legen Sie einen neuen Import-Lauf an

Dies erfolgt wie üblich über den grünen +Neu-Button

 

3. Import-Datei einlesen

  • Beim Klick auf die drei Punkte des Feldes Importdatei können Sie eine Import-Datei hochladen.

    • Die Datei muss im CSV-Format sein und inhaltlich unseren Anforderungen entsprechen.

  • Bei Bedarf können Sie den Lauf noch umbenennen und anschließend auf Fertigstellen klicken.

 

4. Validierung des Importes durchführen

  • In der nun folgenden Validierung werden Ihnen drei Kategorien an Meldungen ausgegeben:

    • Fehler: Dies geschieht bspw. wenn die Import-Datei nicht den Anforderungen entspricht

    • Warnungen: Diese erscheinen, wenn bezüglich der zu importierenden Rechnungen etwas nicht durchgeführt werden kann.

    • Informationen: Hier wird ausgegeben, dass bspw. der Lauf erfolgreich durchgeführt würde und wie viele Zahlungseingänge dabei gefunden wurden.

 

 

5. Importlauf ansehen bzw. bearbeiten

  • Die nun importierten Rechnungen werden in drei Gruppen aufgeteilt

    • Erfolgreich:

      • Rechnungsnummern sowie Zahlungseingangssumme und Rechnungssumme stimmen überein.

      • In diesem Fall werden die Rechnungen direkt als bezahlt markiert und auch der Zahlungseingangsbetrag in der Rechnung in myneva.daarwin hinterlegt.

    • Warnung:

      • Das System hat zwar eine entsprechende Rechnung in myneva.daarwin gefunden, die Zahlungseingangssumme und der Rechnungsbetrag stimmen jedoch nicht überein.

    • Fehler:

      • Das System konnte in myneva.daarwin keine entsprechenden Rechnungen finden.

 

6. Zahlungseingänge im Lauf bearbeiten

  • Zahlungseingänge sind nach dem Import im Modul manuell bearbeit- bzw. ergänzbar.

  • Sie können dabei direkt in der Tabelle arbeiten, in dem Sie einfach auf die entsprechende Zelle klicken

  • Das Modul ist insgesamt als Arbeitswerkzeug gedacht:

    • Bei Zahlungseingängen mit Warnungen kann dann so direkt die Zahlungssumme angepasst werden oder einfach die Rechnung dennoch als bezahlt markiert werden.

    • Zudem können Sie das Modul immer schließen und öffnen, um zwischendurch eventuelle Unregelmäßigkeiten in den importierten Informationen zu klären und dann ggf. zu korrigieren.

    • Zudem können Sie nach den Anpassungen, die Sie in diesem Modul vorgenommen haben, die Validierung immer wieder neu anstoßen, bis die Warnungen vollständig verschwunden sind.

 

 

 

7. Auswirkungen des Imports

  • Nach dem Import werden die Zahlungseingänge auf gleiche Weise bei den Rechnungen in den Offenen Posten hinterlegt, wie es auf manuelle Weise geschehen würde.

  • Die Zahlungseingänge werden dabei (aktuell noch) derzeit den Rechnungen hinterlegt und nicht den Rechnungspositionen. Dies ist jedoch perspektivisch geplant.

  • Zudem werden die Zahlungsimport-Informationen (Import-Bezeichnung und Import-Datum) in den Zahlungseingängen jeder Rechnung ergänzt.