Dokumentenmapping
- Susann Klemaschewski
Dokumente können an nahezu allen Stellen wie z.B. in den Klienten- und Mitarbeiter-Akten hochgeladen werden und dabei zusätzlich in einem bestimmten Ordner in der Ordnerstruktur synchronisiert werden.
So werden die Informationen dort abgelegt, wo sie thematisch anfallen und sind schnell im Themen-Ordner auffindbar.
Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie entsprechende Ordnervorlagen, da sich das Dokumentenmapping aus vorhandenen Ordnervorlagen ergibt.
Weitere Informationen finden Sie unter: Ordnervorlagen.
Globale Einstellungen
Hier definieren Sie, welche Dokument-Uploads in welchen Zielordner hinterlegt werden sollen.
Um die Funktion nutzen zu können, wird die Berechtigung Dokumentenverwaltung - Dokumentenmapping benötigt.
Um das Dokumentenmapping zu öffnen, klicken Sie unter Schaltzentrale → Einstellungen → Globale Einstellungen → Stammdaten → Medien.
Um einen neuen Datensatz anzulegen, klicken Sie auf Neu.
→ Das Dialogfenster Dokumentenmapping erscheint.
Wählen Sie den Datentyp und Ablageort aus.
Klicken Sie links auf das Feld neben Ordner.
→ Das Dialogfenster Ordnervorlagen erscheint.
Wählen Sie die Ordnervorlage, deren Ordnerstruktur Sie übernehmen möchten.
Wählen Sie den Ordner oder Unterordner, wo die Dokumente hinterlegt werden sollen.
Klicken Sie auf Speichern.
→ Sie gelangen zurück zum Dialogfenster Dokumentenmapping.
Klicken Sie auf Speichern.
→ Der Datensatz erscheint in der Listenansicht.
Dokument an Datensatz anhängen
Fügen Sie nun ein Dokument einem Datensatz hinzu.
Nachfolgend am Beispiel eines Dokumentes in der Klientenakte im Bereich Ausweise.
Um ein Dokument anzuhängen, klicken Sie unter Schaltzentrale → Stammdaten → Klienten/Klientinnen → Bewegungsdaten → Ausweise.
Klicken Sie unter Ausweise auf Neu.
→ Das Dialogfenster Ausweise erscheint.
Klicken Sie auf Neu.
→ Das Dialogfenster Dokument auswählen erscheint.
Wählen Sie das Dokument aus, welches Sie anhängen möchten.
Klicken Sie auf Öffnen.
→ Das Dokument erscheint in der Listenansicht der Dokumente.
Geben Sie weitere Informationen zu dem Dokument ein.
Klicken Sie auf Speichern.
→ Das Dokument erscheint unter Ausweise.
Medien- Dokumente
Nun können Sie die angehängten Dateien z.B. in der entsprechenden Klientenakte unter Medien → Dokumente in der Ordnerstruktur einsehen. Hinter dem jeweiligen Ordner wird angezeigt, wie viele Dokumente dort hinterlegt sind.
Klicken Sie unter Schaltzentrale → Stammdaten → Klienten/ Klientinnen → Medien → Dokumente.
Öffnen Sie den Zielordner und sehen Sie das zuvor hinterlegte Dokument auch in der Ordnerstruktur.
→ Sie können das Dokument bearbeiten oder öffnen.
Dokumente synchronisieren
Bearbeiten Sie ein hinterlegtes Dokument sowohl im Menü Medien → Dokumente als auch am ursprünglich hochgeladenen Bereich in der Software, so werden die Dokumente synchronisiert.
Nachdem Sie ein Dokument bearbeitet haben, erscheint folgende Meldung:
Um eine Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf Dokument überschreiben.
→ Die Änderungen werden übernommen und das Dokument an allen Stellen synchronisiert.
Um ein neues Dokument anzulegen, klicken Sie auf Neues Dokument.
Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen.