Ordnervorlagen
- Susann Klemaschewski
Erfahren Sie wie Sie Ordnervorlagen anlegen und ausrollen, sodass Sie an verschiedenen Stellen in der Software darauf zugreifen können.
Ordnervorlage anlegen
Legen Sie zuerst eine Ordnervorlage nach Ihren Anforderungen an.
Um eine Ordnervorlage anzulegen, klicken Sie unter Schaltzentrale → Einstellungen → Dokumentenvorlagen/Checklisten.
→ Sie gelangen zur Ansicht Vorlagen.
Klicken Sie links im Menü auf Ordnervorlagen.
→ Sie gelangen zur Ansicht Ordnervorlagen.
Um eine neue Ordnervorlage anzulegen, klicken Sie im Fenster rechts auf Neu.
→ Das Dialogfenster Ordnervorlagen erscheint.
Geben Sie links im Dialogfenster eine Bezeichnung für die Ordnervorlage ein.
Um Ordner hinzuzufügen klicken Sie rechts auf Ordner hinzufügen.
→ Das Dialogfenster Ordner erscheint.
Ordner hinzufügen
Nach Eingeben einer Bezeichnung für die Ordnervorlage, können Sie eine Ordnerstruktur erstellen. Fügen Sie Ordner und Unterordner hinzu.
Um z.B. dem Ordner Allgemein Unterordner hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf Neu.
Wählen Sie aus, welchem Ordner der Unterordner zugeordnet werden soll.
Geben Sie einen Titel und weitere Informationen ein.
Klicken Sie auf Speichern.
→ Der Unterordner erscheint in der Ansicht.
Ordnervorlagen ausrollen
Hier legen Sie fest, bei welchen Datensätzen bei Neuanlage die Ordnervorlage automatisch hinterlegt werden soll.
Um die Ordnervorlage auszurollen, klicken Sie unten links auf Neuanlage von Datensätzen.
→ Das Dialogfenster Ordnervorlagen ausrollen erscheint.
Wählen Sie in der Liste aus, bei welchen Typen die Ordnervorlage ausgerollt werden soll.
Klicken Sie auf Speichern.
→ Sie gelangen zurück zur vorherigen Ansicht.
Vorlage verteilen
Jetzt können Sie auswählen, an welchem bereits vorhandenem Datensatz die erstellte Ordnervorlage verteilt werden soll.
Um die erstelle Ordnervorlage zu verteilen, klicken Sie auf Vorlage verteilen.
→ Das Dialogfenster Objekt auswählen erscheint.
Suchen Sie in der Suchfunktion nach Modulen oder direkt nach Namen.
Wählen Sie aus der Liste die Person/en, für die die Vorlage verteilt werden soll.
Klicken Sie auf Übernehmen.
→ Die Meldung Ordnerstruktur erfolgreich hinterlegt erscheint.
Um alle Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
→ Die Ordnervorlage wurde angelegt.
Ansicht am Datensatz
Nachfolgend sehen Sie, wo in der Software die zuvor ausgerollte Vorlage abgebildet wird am Beispiel der Klientenakte.
Win-Ansicht
Um die Ordnervorlage aufzurufen, klicken Sie unter Schaltzentrale → Stammdaten → Klienten/Klientinnen.
→ Die Listenansicht der Klienten/Klientinnen erscheint.
Wählen Sie einen entsprechenden Datensatz aus der Liste.
→ Die Klientenakte wird geöffnet.
Klicken Sie links im Menü auf Medien → Dokumente.
→ Die Ordnervorlage wird Ihnen angezeigt und Sie können Dokumente anhängen.
Web-Ansicht
Um die Ordnervorlage aufzurufen, klicken Sie unter Stammdaten → Klienten.
→ Die Listenansicht der Klienten erscheint.
Wählen Sie einen entsprechenden Datensatz aus der Liste.
→ Die Klientenakte wird geöffnet.
Klicken Sie oben im Menü auf Dokumente.
→ Die Ordnervorlage wird Ihnen angezeigt und Sie können Dokumente anhängen.