Anwendungsbeispiel (myneva.daarwin flex)

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Um mit Ihnen einmal den kompletten Weg von der Idee über die Konfiguration bis hin zur Nutzung durchzugehen, möchten wir Ihnen ein Anwendungsbeispiel skizzieren (natürlich muss es nicht immer so ein umfangreicher Anlass sein, wenn Sie myneva.daarwin flex-Felder anlegen wollen).

1. Die Idee/der Anlass

Sie haben keine separate HR-Software und nutzen myneva.daarwin für die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter*innen-Daten. Sie möchten in diesem Rahmen daher ein Bewerber*innen-Management nutzen, das derzeit in unserer Software nicht angeboten wird.

2. Anforderungen

• Bewerber*innen bewerben sich mehr als einmal

• Sie möchten bestimmte bewerbungsrelevante Daten eingeben

  • manche Informationen sollen frei eingegeben werden

  • manche Informationen sollen aus einer Auswahlliste eingegeben werden, damit alles gleich beschrieben ist und so besser ausgewertet werden kann

  • um Arbeit und Zeit zu sparen, sollen manche Informationen aus Verknüpfungen zu bestehenden Daten aus Ihrer Software eingegeben werden

• um die Bewerbungsinterviews protokollieren zu können, möchten Sie zudem einen größeren Textbereich anbieten

• zusätzlich sollen skalierte Bewertungen vorgenommen werden können

• Die Eingabe soll übersichtlich und aufgeteilt dargestellt werden

• Sie möchten die Bewerber*innen-Informationen am besten in der Mitarbeiter*innen-Übersicht einsehen können

• Sie möchten ggf. ein Bewerber*innen-Stammdatenblatt ausgeben können

• Sie wollen steuern, dass nur die Kolleg*innen aus der HR Abteilung die Bewerber*innen-Daten eingeben können, die Leitungskräfte diese jedoch einsehen können

3. Vorgehensweise:

Um Bewerber*innen besser von den angestellten Mitarbeiter*innen zu trennen, wird eine separate Organisationseinheit unterhalb des Stammhauses angelegt. Um dann die Datensatzberechtigungen hinsichtlich der verantwortlichen Leitungskräfte besser steuern zu können, können noch weitere Unternehmenszweige angelegt werden

Open

Schritt 2:

• nach der Anlage des Stammhauses werden Datensatzberechtigungen für Mitarbeiter*innen für die entsprechenden HR- oder Leitungspersonen eingerichtet werden

Nun werden die myneva.daarwin flex-Felder angelegt:

• klicken Sie dafür im Hauptmenü auf Einstellungen und dann im Untermenü auf Navigationseinstellungen

• im myneva.daarwin flex-Editor wählen Sie in der Liste der verfügbaren Menüs “Mitarbeiter aus”

  • das angezeigte Menü links daneben ändert sich - es wird nun die Mitarbeiterakte mit den Haupt- und Untermenüpunkten angezeigt

• möchten Sie für die Bewerber*innen-Infos einen eigenen Hauptmenüpunkt anlegen, klicken Sie nun oben im Registerkarten-Bereich auf NEUE GRUPPE

• wir wählen den Hauptmenüpunkt “Dienstliches” aus und legen dort einen NEUEN EINTRAG an - also einen neuen Untermenüpunkt unter Dienstliches

• da Bewerber*innen sich möglicherweise mehrfach bewerben können und zudem einige Informationen eingegeben werden sollen

  • entscheiden wir uns bei der Auswahl der daarwin flex-Art für ein benutzerdefiniertes Feld mit Einzelzeitraum und mehreren Tabs (ab Version 5.3)

• Tab 1 ist bereits angelegt und wird nun konfiguriert

  • dazu geben wir eine Bezeichnung ein: “Grundinformationen” und ändern die Farbe des Tabs auf “dunkelgrün”

Open

• die Ziffer im Reihenfolge-Feld sollte 0 sein, damit dieser Tab ganz links erscheint

  • nun wird die Feldliste konfiguriert

    • aus Gründen der Vereinfachung haben wir davon einen Screenshot gemacht, die Möglichkeiten der verschiedenen Felder sowie die Möglichkeiten der Spalten sind hier unter 4. beschrieben

• in der Spalte Spalte sind alle Felder mit 0 eingegeben, das heißt, alle Felder werden in einer Liste untereinander weg aufgelistet

• wichtig ist, dass Sie Katalogfelder bzw. Datenquellen-Felder unten links zuordnen

  • wir haben für unser Beispiel hier direkt neue Kataloge angelegt, da natürlich keine Bewerber*innen-Auswahlkataloge existierten

  • nach dem Klick auf Katalog festlegen können Sie auswählen, ob Sie einen bestehenden Katalog auswählen oder einen neuen Katalog anlegen wollen.

  • angelegte Kataloge können nach dem ersten Speichern über Einstellungen → Katalogmanager gefunden und verändert werden - oder natürlich direkt im Modul in der Mitarbeiterakte (in diesem Fall)

  • in den Datenquellen-Felder Bewerbung bei haben wir die Organisationen zugeordnet und im Feld Zuständige Leitungskraft die Mitarbeiter*innen-Liste

  • das Feld Bewerbungsstatus ist mit Neu eingetroffen vorbelegt, damit dies nicht jedes Mal bei einer neuen Bewerbung ausgewählt werden muss

  • Vergessen Sie nicht, den Haken bei In Listenansicht anzeigen zu setzen

  • Nach dem Anlegen aller Felder speichern Sie ab und legen dann einen neuen Tab an

  • So sieht es dann im fertigen Modul aus
    
    

• Die Informationen zu den Interviews bringen wir in Tab 2 unter (siehe Grafik oben), da aufgrund des anfallenden Textes und der Zellenhöhe mehr Platz benötigt wird.

  • wir gehen von zwei Interview-Runden aus und legen daher identische Informationen in zwei Spalten an
    
    

  • in der Spalte Spalten-Nr ist zu erkennen, dass wir zwei Spalten generieren.

    • Zudem gibt es jede Zeilennummer doppelt.

    • Zeilen-Nr 1 und Spalten-Nr. 0 bedeutet, dass die Informationen in der ersten Spalte in der ersten Zeile aufgelistet wird

    • Zeilen-Nr. 1 und Spalten-Nr. 1 wird dann in der 2. Spalte ganz oben angezeigt

  • Sobald in dem Editor mehrere Spalten-Nummern eingegeben sind, wird oben ein Button Vorschau Mehrspaltigkeit angezeigt, über den Sie einsehen können, wie Ihr Feld im Modul tabellarisch angezeigt werden würde.

  • Die Zeilenhöhe der mehrzeiligen Textfelder haben wir auf 400 geändert, um mehr Platz zu haben

  • So sieht es dann im fertigen Modul aus
    
    

• Nach der Anlage speichern und den dritten Tab anlegen

• In Tab 3 werden nun noch ein paar Einstufungsinformationen zur Verfügung gestellt

  • in unserem Fall haben wir dies über neue Kataloge konfiguriert
    
    

• so sieht es dann im fertigen Modul aus
  
  

Schritt 3:

• Wechseln Sie nun im daarwin flex-Editor ganz links oben in der Ecke von Navigation auf Wizards

• wählen Sie in der Mitte über das Auswahlfeld den Mitarbeiter NEUWizard aus

• oben im Registerkarten-Bereich können Sie nun wieder eine neue Seite oder einen neuen Eintrag einfügen
  
  

• wählen Sie einen neuen Eintrag aus (eine neue Seite wird dann automatisch erstellt) und suchen dann nach Ihrem neuen daarwin flex-Feld und fügen es zum Wizard hinzu
  
  

• nach dem Speichern können die User*innen, die das neue daarwin flex-Modul verwenden dürfen, nun die Bewerber*innen-Infos direkt bei der Neuanlage von Mitarbeiter*innen eingeben

• alle übrigen User sehen dieses Fenster bei der Neuanlage nicht

Schritt 4:

In Schritt 3 vergeben wir den entsprechenden User*innen die Berechtigungen für das neue daarwin flex Modul.

• myneva.daarwin flex-Module stehen nach der Anlage immer auf Nicht erlaubt.

  • gehen Sie daher in die gewünschten Benutzergruppen (oder legen Sie extra eine neue an)

    • und klicken dann links im Menü bei Berechtigungen

    • über der Auflistung der einzelnen Berechtigungszeilen geben Sie in der Suche den Namen Ihres neuen myneva.daarwin flex-Moduls ein, in unserem Fall ist dies Bewerber*innen
      
      

    • Nun können Sie die Berechtigungen wie gewünscht vergeben und das Modul kann von den User*innen genutzt werden

Schritt 5:

Um die Nutzung der Mitarbeiter*innen-Liste für die HR-Abteilung zu komfortabilisieren

• wechseln wir in das Mitarbeiter-Modul und legen links oben über Suche verwalten eine neue Suche an

  • diese wird über einen Parameter so konfiguriert, dass nur Mitarbeiter-Datensätze ausgegeben werden,

    • die über das Stammhaus dem Bewerbermanagement zugeordnet sind
      
      

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  • Zusätzlich können über die Spaltenauswahl die wichtigen Spalten für das Bewerber*innen-Management eingeblendet bzw. alle anderen ausgeblendet werden.

• Sie können dann mit unseren Tabellenfunktionen weiterarbeiten, filtern, gruppieren, exportieren, ausdrucken etc.

Schritt 6:

Erhalten Sie eine neue Bewerbung können Sie die Daten wie bereits beschrieben entweder direkt bei der Neuanlage der Mitarbeiter-Datensätze anlegen oder im Nachgang, indem Sie den Datensatz öffnen und unter Dienstliches>Bewerber*innen alle Informationen nach und nach eingeben.

Schritt 7:

• Die Erstellung eine Datenanalyse, um Auswertungen bzw. Verteilungen in den Bewerber*innen-Infos sehen zu können, ist recht einfach.

• Sie müssen dazu in einer neuen Datenanalyse einfach zunächst die Datenquelle Benutzerdefinierte Felder hinzufügen (am besten wie folgt konfiguriert)
  
  

• und darunter die Datenquelle Mitarbeiter verknüpfen, um neben den Bewerbungsinformationen auch Informationen zu den Mitarbeiter-Stammdaten zu erhalten.
  
  

• Konfigurieren Sie anschließend noch die Spaltenauswahl, um die Tabelle so schlicht wie möglich zu halten.

• Die fertige Datenanalyse können Sie nun allen gewünschten User*innen zur Verfügung stellen.
  
  

• Haben Sie für die Bewerbungsberechtigungen eine eigene Benutzergruppe angelegt, können Sie diese direkt im Modul Datenanalyse oben im Registerkartenbereich über Berechtigungen der entsprechenden Benutzergruppe freigeben: