Anleitung Tourenplan stationär
- Fereschta Sarwari (Unlicensed)
Dieses Dokument beschreibt, wie Sie im stationären Bereich einen Tourenplan erstellen und zuvor die dafür benötigten Stammdaten und Maßnahmen anlegen.
1. Einführung
Das neue myneva.heimbas Modul „Tourenplan stationär“ erleichtert die Organisation des Alltags von Pflegekräften. Verplanung und Aufgabenverteilung erfolgen gemäß Qualifikation, so wird die Versorgung der Bewohner optimiert. Dieses Modul bietet eine Lösung für alltägliche Probleme im Pflegealltag und macht den Einsatz von Stecktafeln überflüssig. Außerdem dient es der Vorbereitung der neuen Personalbemessung gemäß §113c SGB XI ab 2023.
Der Tourenplan stationär wird auf Basis der Tagesstruktur (als Ergebnis der SIS) geplant. Dabei werden die Elemente aus der Tagesstruktur berücksichtigt, aus denen eine Maßnahme resultiert. Diese kann individuell mit den Anforderungen und dem Zeitbedarf des Bewohners verplant werden.
Die Leistungserfassung kann wahlweise auf mobilen Endgeräten oder auf dem Desktop erfolgen werden.
2. Stammdaten anlegen
Um die Stammdaten zu öffnen, klicken Sie auf:
Pflegedoku → Stammdaten → Allgemein → Stammdaten - Einrichtung (stationär)
→ Es öffnet sich ein Auswahlfenster, wählen Sie die betreffende Einrichtung aus.
3. Pflegezeiten
Unter Pflegezeiten können Sie bei jedem Pflegegrad eine gewisse Zeit hinterlegen.
So können Sie zu den jeweiligen Pflegegraden Pflegezeiten anlegen, bearbeiten oder löschen.
Um eine Pflegezeiten aus den Stammdaten zu wählen, klicken Sie auf Ansicht:
Im sich öffnenden Fenster wählen Sie Pflegezeiten aus den Stammdaten aus
Um eine neue Pflegezeit zu erstellen, klicken Sie auf Bearbeiten.
Es öffnet sich ein kleines Fenster. Hier können Sie je Pflegegrad eine neue Pflegezeit hinterlegen.
Um bestehende Pflegezeiten zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Diese ist nur aktiv, solange Sie im Bearbeitungsmodus sind.
Speichern Sie Ihre Eingaben.
Tagesstruktur-Abschlussgrund
Innerhalb des Evaluationsprozesses des Strukturmodells ist es wichtig die Tagesstruktur anlassbezogen oder nach einem einrichtungsintern bestimmten Zeitraum zu überarbeiten. Geschieht dies, kann nun ein Grund für die Evaluation definiert werden um diesen innerhalb des Prozesses nachvollziehen zu können.
Hier können Sie neue Abschlussgründe anlegen, bestehende bearbeiten oder löschen. Diese Gründe können später von der Pflegekraft angewählt werden ohne händisch einen Grund eingeben zu müssen. Dieser Schritt verbessert die Auswertbarkeit.
4. Tagesstruktur – Kurzbezeichnung
Kurbezeichnungen können vergeben werden, um die Strukturierung von Maßnahmen innerhalb des stationären Tourenplans zu vereinfachen und zu vereinheitlichen (z.B. Medikamentengabe, Grund- und Behandlungspflege),
Hier können Sie neue Kurzbezeichnungen anlegen, bestehende bearbeiten oder löschen.
4.1 Tätigkeiten anlegen
Unter Tätigkeiten werden vom einzelnen Bewohner losgelöste Aufgaben, Pausen u.ä. angelegt.
Hier können Sie neue, zusätzliche Tätigkeiten anlegen (z.B. Dokumentation, Pause etc.) bestehende bearbeiten oder löschen.
Um eine Tätigkeit aus den Stammdaten zu wählen, klicken Sie auf Ansicht:
Im sich öffnenden Fenster wählen Sie Tätigkeiten aus den Stammdaten aus.
Um eine neue Tätigkeit zu erstellen, klicken Sie auf Anlegen.
Hier können Sie eine Tätigkeit erstellen:
(1) Versehen Sie die Tätigkeit mit einen Namen.
(2) Wählen Sie einen Typ aus der Liste. Pausen werden später bei der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt.
(3) Fügen Sie ggf. eine Bemerkung hinzu.
Um bestehende Tätigkeiten zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Diese ist nur aktiv, sofern noch keine Einsätze daraus resultieren:
Speichern Sie Ihre Eingaben.
4.2 Touren - Stamm anlegen
Nun definieren Sie die Tour mit Namen, Kürzel, Zuordnung von einem Team u.ä.
Um den Touren-Stamm zu öffnen, wählen Sie hier Touren - Stamm aus den Stammdaten aus.
Um die Neuanlage zu starten klicken Sie auf Anlegen.
Hier können Sie Touren anlegen:
(1) Benennen Sie die Tour mit einem Kürzel.
(2) Vergeben Sie für die Tour einen Namen.
(3) Ordnen Sie der Tour ein Team aus der Liste zu.
(4) Definieren Sie die Start- und Endzeit (diese werden vorrangig aus dem Schichten des Dienstplanes gezogen). Zeiten, Schicht etc.
(5) Wählen Sie die Mindest-Qualifikation des Mitarbeiters aus, der die Tour übernehmen soll.
(6) Wählen Sie das entsprechende Qualifikationsniveau aus
(7) Ordnen Sie einen Dienst gemäß der Liste zu.
(8) Wählen Sie für den Dienst evtl. eine Farbe aus. Diese wird in den Tourenplan übernommen.
(9) Geben Sie die Wegezeit zwischen den Versorgungen in Minuten ein (Punkt 9 ist kundenspezifisch)
Unten sehen Sie die Wohnbereiche:
Wählen Sie durch Setzen der Häkchen einen oder mehrere Wohnbereiche aus.
Rechts finden Sie die Elemente der Tagesstruktur und die Medikamentenvergaben.
Ordnen Sie die zutreffenden Elemente durch Setzen der Haken zu. Standardmäßig sind alle Elemente zugeordnet.
Speichern Sie Ihre Eingaben.
4.3 Touren - Team anlegen
Für das Tour-Team ist eine Definition erforderlich. Legen Sie hier z. B. Kürzel und Namen fest. Das Tourenteam ist für Filterfunktion zuständig.
Um ein Tour-Team anzulegen wählen Sie hier Tour - Team aus den Stammdaten aus.
Um die Neuanlage zu starten klicken Sie auf Anlegen.
Hier können Teams angelegt werden:
Geben Sie ein Kürzel und einen Namen ein.
Um Teams zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche:
Speichern Sie Ihre Eingaben.
5. Maßnahmen aus Tagesstruktur erstellen
Um die Maßnahmen zu erstellen, klicken Sie auf:
Pflegedoku → Bearbeitung → Pflegemanager (stationär),
Wählen Sie die betreffende Einrichtung aus.
Es öffnet sich die Übersicht, wählen Sie mit einem Doppelklick den betreffenden Bewohner aus.
Sie sehen nun die Bewohnerakte. In der Übersicht (links) wählen Sie die Pflegeprozess -> Maßnahmenplan -> Tagesstruktur:
Klicken Sie auf Bearbeiten oder Anlegen, um den Modus zu wechseln:
Ist der Button Bearbeiten inaktiv, so wurde für den Bewohner noch keine Tagesstruktur angelegt bzw. wurde die letzte Tagesstruktur abgeschlossen.
Hinweis: Nur eine abgeschlossene Tagestruktur kann im Tourenplan verplant werden!
Klicken Sie doppelt auf eine Maßnahmenbeschreibung (Beispiel).
Es öffnet sich ein Fenster mit allen Angaben zur Maßnahme:
(1) Benennen Sie die Maßnahme für den Tagesablauf.
(2) Legen Sie einen Zeitkorridor fest, in dem die Verrichtung erfolgen soll.
(3) Definieren Sie ggf. ein Datum für eine Evaluation.
(4) Erfassen Sie eine individuelle Maßnahmenbeschreibung.
(5) Setzen Sie den Haken bei für Tourenplanung relevant, um die Maßnahme in den Tourenplan aufzunehmen.
(6) Erfassen Sie die Kurzbezeichnung, die erfahrungsgemäße Dauer und den Rhythmus.
(7) Falls ein Protokoll für die ausgewählte Maßnahme gewünscht ist, kann hier das zutreffende Protokoll bestimmt werden.
(8) Im Bereich Pflegeintervention wählen Sie aus dem Pflegekatalog die passenden Punkte aus dem BI aus.
(9) Ordnen Sie die mitgeltenden Verfahrensanweisungen durch Setzen von Haken zu.
(10) Klicken Sie auf OK.
Maßnahmen können kopiert, neu angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden:
Die erstellten Maßnahmen werden automatisch in den Tourenplan übertragen.
6. Tourenplanungen
Um den Tourenplan zu erstellen, klicken Sie auf Pflegedoku → Bearbeitung → Tourenplan stationär.
6.1 Maßnahmen in den Tourenplan übernehmen
Es öffnet sich die Übersicht der Tagesstruktur. Im linken Bereich sehen Sie die Einsätze (= Maßnahmen aus der Tagesstruktur).
(1) Klicken Sie auf filtern, um diese nach Schicht/Tagesablauf/Wohnbereiche anzeigen zu lassen.
(2) Klicken Sie auf Ansichtsreihenfolge ändern, um sich die Tagesabläufe oder Klienten zuerst anzeigen zu lassen.
(3) Navigieren Sie mit den Pfeiltasten durch den Kalender.
(4) Ziehen Sie die Einsätze per Drag & Drop nach rechts in die Touren
(5) Verschieben Sie die Einsätze auch innerhalb der Touren per Drag & Drop, wenn gewünscht.
Sie haben eine Übersicht über das vorhandene Zeitvolumen pro Schicht, sowie die bereits verplante Zeit. Diese wird immer live angezeigt.
Die einzelnen Maßnahmen erfordern bestimmte Qualifikationsniveaus eines Mitarbeiters. Bei der Planung einer Tour haben Sie als Hilfe ein Ampelsystem, d.h. sollte der ausgewählte Mitarbeiter zur verrichtenden Maßnahme kein ausreichendes Qualifikationsniveau haben, wird ein roter Punkt als Hinweis erscheinen. Gelb bedeutet dabei, dass der Mitarbeiter ein höheres Qualifikationsniveau hat als es notwendig wäre. Grün meint, der ausgewählte Mitarbeiter hat das notwendige Qualifikationsniveau zur Erfüllung der Maßnahme.
Mit einem rechten Klick auf die Maßnahme in die Tour, dann erscheint ein kleines Auswahlfenster
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
· Verschieben: Wechsel zu einer anderen, bestehenden Tour
· Freistellen: Geben Sie die ausgewählte Maßnahme in den Maßnahmenpool zurück
· Tätigkeits-Info: Maßnahmenbeschreibung aus der Tagesstruktur wird Ihnen hier angezeigt
· Pflegeintervention: Ausgewählte Pflegeintervention aus der Tagesstruktur wird Ihnen hier angezeigt
6.1 Termin / Aufgaben in den Tourenplan übernehmen
Klicken Sie in der Tagestruktur rechts oben auf das Sandwich-Symbol:
Es öffnet sich ein Auswahlfenster:
(1) Wählen Sie das entsprechende Datum aus.
(2) Setzen Sie den Haken bei Termine/Aufgaben anzeigen.
(3) Klicken Sie auf Übernehmen.
Es werden die geplanten Termine/Aufgabe angezeigt. Um diese dem Tourenplan hinzufügen, markieren Sie den entsprechenden Termin/Aufgabe und ziehen Sie diese per drag&drop in die Tour
Es öffnet sich ein Fenster, in den Termin bearbeiten können:
(1) Passen Sie evtl. die Bezeichnung an.
(2) Ändern Sie evtl. die Dauer.
(3) Bestätigen Sie mit OK.
6.3 Mitarbeiter zuordnen
Wählen Sie die entsprechende Tour per Mausklick aus. Um die Tour einem Mitarbeiter zuzuordnen, klicken Sie auf Bearbeiten:
Wählen Sie ihn aus der Liste aus.
In Rot dargestellte Mitarbeiter sind bereits einer anderen Tour zugeordnet und somit nicht verfügbar oder entsprechen nicht dem benötigtem Qualifikationsniveau.
Möglicherweise hat der von Ihnen ausgewählte Mitarbeiter nicht die Qualifikation, die für diese Tour notwendig ist. Sollten Sie einen solchen Mitarbeiter trotzdem auswählen erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage:
6.4 Tour abschließen
Sind alle Maßnahmen und Termine geplant und ist die Tour einem Mitarbeiter zugeordnet, kann diese abgeschlossen werden.
Um alle Touren für den entsprechenden Tag abzuschließen, klicken Sie auf Alle abschließen.
Nach Abschluss kann der Tourenplan nicht mehr verändert werden. Um vom SOLL in den IST-Modus zu wechseln, klicken Sie auf Modus.
Um Touren der Stamm-Teams einsehen zu können, klicken Sie auf Tourenplan Es öffnet sich die Ansicht der Organisation.
Wählen Sie hier unter „Team“ das jeweilige Stamm-Team aus.
6.5 Tourenplan kopieren
Wenn der Tourenplan einmal erstellt ist und es keine größeren Änderungen gibt, kann dieser kopiert werden.
Dazu gehen Sie auf die Schaltfläche Kopieren
Es öffnet sich ein Auswahlfenster:
(1) Wählen Sie den Zeitraum tageweise aus oder
(2) Wählen setzen Sie den Haken vor ganze Woche kopieren
(3) Bestätigen Sie mit OK.
Eventuelle Abwesenheiten von Bewohnern, die im System hinterlegt sind, werden hierbei berücksichtigt. Sollte z. B. ein Bewohner nach einem Krankenhausaufenthalt mit geändertem Pflegebedarf zurückkehren, ist es empfehlenswert die Einsätze neu zu planen.
7. Leistungserfassung in der mobilen App
Beim Öffnen der mobilen App finden Sie jetzt neu im linken Bereich die Funktion Tourenplan.
Im rechten Bereich sehen Sie eine Liste der zu erbringenden Maßnahmen, nach Bewohnern aufgelistet.
7.1 Tätigkeiten erfassen
Im rechten Bereich sehen Sie eine Liste der zu erbringenden Maßnahmen, nach Bewohnern aufgelistet.
Bearbeiten Sie die Tätigkeiten:
Die Tätigkeiten können einzeln (neben der Tätigkeit) oder gesamt (neben dem Bewohner Namen) bestätigt bzw. abgelehnt werden.
7.2 Erfassen Tätigkeiten korrigieren
Irrtümlich als abgelehnt bzw. bestätigt markierte Tätigkeiten können innerhalb von zwei Stunden korrigiert werden. Um die Erfassung abzuändern, wechseln Sie in den Korrektur-Modus:
Es werden alle erfolgten Tätigkeiten der Tour angezeigt:
Nach Beendigung klicken Sie auf Zurück.
7.3 Übernahme - Modus
Dieses Tool dient der Selbstverwaltung der Mitarbeiter. Beispielsweise im Falle der Krank-Meldung eines Kollegen können alle oder einzelne Tätigkeiten aus dessen Tour in die eigene gezogen werden.
Wechseln Sie dazu in den Übernahme-Modus:
Sie haben nun einen Überblick der anderen Tour. Beachten Sie, dass Touren mit zu hoher Mindest-Qualifikation nicht angezeigt werden:
Nach Beendigung klicken Sie auf Zurück.
8. Leistungserfassung über die Desktop-Version
Um den Pflegemanager zu öffnen, klicken Sie auf:
Pflegedoku → Bearbeitung → Pflegemanager (stationär)
Wählen Sie in der dritten Spalte Meine Touren aus:
Hier finden Sie eine Übersicht der Touren des aktuellen Tages:
Um eine Tätigkeit zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
Es öffnet sich ein Fenster mit den Möglichkeiten diese zu bestätigen, abzulehnen oder sich eine Info anzeigen zu lassen.
Beenden Sie mit Speichern.