Mahnwesen – Kurzinfo

Festlegung von Zahlungsbedingungen

(grundsätzlich sowohl für Debitoren als auch Kreditoren)

→ Heimbas muss wissen, wann eine Rechnung fällig ist

Fibas – Stammdaten - Allgemein – Konditionen

Name: kann frei gewählt werden
Basis: hier wird festgelegt, welches Datum für die Berechnung von Zahlungsfristen herangezogen werden soll (Buchungsdatum, Belegdatum, Erfassungsdatum oder Buchungs-/Belegdatum)
indiv. Eingabe von Skontofristen und Zahlungszielen

Einrichtung von Mahnschemen

→ Heimbas muss wissen, was bei Fristüberschreitungen gemacht soll

Fibas – Stammdaten - Allgemein – Mahnungen

linke Seite „Stammsatz“

Name: kann frei gewählt werden

Tage vom: Netto-Zahlungsziel (als Ausgangspunkt)

bei Definition der Mahnstufen muss jeweils die gesamte Anzahl der Tage eingegeben werden, wann eine Mahnstufe – bezogen auf das Nettozahlungsziel – erreicht wird

(z.B. Zahlungserinnerung 5 Tage nach Zahlungsziel, 1. Mahnung 15 Tage nach Zahlungsziel, 2. Mahnung 25 Tage nach Zahlungsziel)

letzte Stufe

die zu hinterlegende Anzahl der Tage bezieht sich auf den Abstand zur vorhergehenden Stufe (z.B. Zahlungserinnerung 5 Tage nach Zahlungsziel, 1. Mahnung 10 Tage nach Erinnerung, 2. Mahnung 10 Tage nach 1. Mahnung)

Parameter: ein Mahnschema kann als Standardvorschlag festgelegt werden. In der Folge wird einem neuen Bewohnerkonto automatisch das definierte Mahnschema vorgeschlagen. Diese Funktion greift jedoch nicht bei bestehenden Bewohnerkonten (keine Wirkung in der Vergangenheit)!

rechte Seite „Stufen“

nachdem ein Mahnschema definiert wurde, müssen die Mahnstufen eingerichtet werden

Symbol „Neuanlage“ öffnet ein Fenster, in dem die Mahnstufen benannt werden und die Tage bis zum Erreichen der Mahnstufe hinterlegt werden. Hier ist darauf zu achten, dass die einzugebende Anzahl der Tage abhängig ist von der grundsätzlichen Einstellung im Stammsatz „Netto-Zahlungsziel“ oder „letzte Stufe“ (siehe oben)

In den Reitern Vorlauf- und Nachlauftexte können individuelle Texte eingefügt werden; dabei können Platzhalter für verschiedene Einfügungen hinterlegt werden, die aus Einstellungen beim späteren Mahnlauf gespeist werden (siehe Mahnlauf durchführen).

Wichtige Platzhalter:

Zahlungseingang: „per …“ (wurde noch nicht gezahlt) → Platzhalter

Zahlungstag: (zahlbar) „bis …“ → Platzhalter

Einstellungen/Zuweisung von Mahnschemen in Mandantenstammdaten

System – Unternehmen – Mandanten

Reiter „Allgemein“ Bereich unten-rechts: Anschreiben/Vorlagen

→ Feld Mahnungen: Mahnschema zuweisen

Reiter „Finanzbuchhaltung“ Bereich oben-rechts: Zahlungsbedingungen

→ Feld Kondition: Zahlungskondition zuweisen

nach Bedarf: Zuweisung von Mahnschemen im Debitoren-/ Bewohnerstamm

Debitorenstamm: System – Finanzwesen – Konten – Debitoren

Reiter „Allgemein“ Bereich oben-rechts Zahlungsbedingungen

→ Feld Mahnungen: Mahnschema zuweisen

Bewohnerstamm: Heimmanager aufrufen, einzelnen Bewohner öffnen

Auswahl im Navigationsbaum

Abrechnung – Selbstzahler Bereich oben-links Bankangaben

→ Feld Mahnungen: Mahnschema zuweisen

Abrechnung – Kostenträger KT markieren, Symbol „bearbeiten“, im Navigationsbaum

Abrechnung

Bereich oben-rechts Abrechnungsparameter

→ Feld Mahnungen: Mahnschema zuweisen

eine hier vorgenommene Einstellung greift für diesen Kostenträger bewohnerübergreifend!

Sofern in den Debitorenstammdaten bzw. in der Bewohnerakte keine anderen Zuweisungen gemacht werden, wird auf die Einstellungen in den Mandantenstammdaten zurückgegriffen

Zahlungskonditionen und Mahnschemen können an folgenden Stellen hinterlegt werden, die in der angegebenen Reihenfolge vom System angesteuert werden:

(1) Debitorenstamm "Buchungskreis": ist hier nichts angegeben, wird der nächste Punkt angesteuert

(2) Debitorenstamm "Allgemein": ist hier nichts angegeben, werden die Einstellungen im

(3) Mandantenstamm genommen

Mahnlauf durchführen

neben Mandanten und Buchungskreis stehen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

Stichtag: Aufbereitung der OP, die bis zu diesem Tag fällig sind

Zahlungseingang: „per …“ (wurde noch nicht gezahlt) → Platzhalter

Zahlungstag: (zahlbar) „bis …“ → Platzhalter

Mahnschema: sofern verschiedene Mahnschemen hinterlegt sind

Mahnstufe: es werden OP mit Fälligkeit bis zu dieser Mahnstufe angezeigt. Wird hier die „letzte Mahnstufe“ ausgewählt, werden die OP in den unterschiedlichen Mahnstufen angezeigt.

Optionen:

soll die Aufbereitung der OP nur auf eine bestimmte Mahnstufe beschränkt werden, muss hier ein Häkchen gesetzt werden („nur auf ausgewählte Mahnstufe“)
Ist bei einem Debitor ein Sepa-Mandat hinterlegt, sind dessen OP grundsätzlich ALLE im Mahnverkehr ausgeschlossen. Durch ein Häkchen im Feld „Lastschrift-OP’s selektieren“ werden die Sepa-behafteten OP mit aufbereitet.

z.B. ein Sepa-Mandat gilt nur für übliche Pflegeleistungen; Sonderleistungen müssen vom Kunden separat überwiesen werden. Wegen des hinterlegten Sepa-Mandats wird keine RE im Mahnlauf angezeigt.

Auswahlmöglichkeit „mit Rechnungen“ – dadurch werden gemahnte Rechnungen automatisch an Mahnschreiben gehängt.

In der aufbereiteten Listenanzeige können noch individuelle Änderungen vorgenommen werden (Selektionen hinzufügen oder entfernen).

Bevor der Mahnlauf dann über den entsprechenden Button unten rechts gestartet wird, können die Mahnungen in der Vorschau angezeigt werden.

Wenn OP im Mahnlauf fehlen:

Wurden die Tage richtig berechnet? → Zahlungsfrist aus Konditionen + Frist aus Mahnschema
Wurde der OP bereits gemahnt und wird erst in der nächsten Mahnstufe angezeigt?
Wurde der OP bereits gemahnt und wird unter einem anderen Mahnschema geführt?
Ist im Mandantenstamm das korrekte Mahnschema hinterlegt?
Wurde im Debitorenstamm ein Mahnschema hinterlegt, welches jenes im Mandantenstamm übersteuert?
Hat der Bewohner/Klient ein aktives Sepa-Mandat in den Stammdaten? Das führt dazu, dass keine Mahnvorschläge angezeigt werden (Häkchen im Feld „Lastschrift-OP’s selektieren“).
Soll ein anderes Mahnschema angewendet werden als das, welches im Mandantenstamm hinterlegt wurde? (z.B. Mahnschema Rücklastschriften). Dieses muss dann vorübergehend im Debitorenstamm eingetragen werden.

Allgemeine Hinweise

Wenn nirgendwo eine Zahlungskondition hinterlegt ist, sind Rechnungen sofort zur Zahlung fällig
Nachträglich hinterlegte Zahlungskonditionen werden auch rückwirkend übernommen (nach System-Neustart)
Ein einmal gemahnter OP wird mit dem zuerst verwendeten Mahnschema verknüpft, d.h. für eine zweite Mahnung kann dann kein anderes Mahnschema verwendet werden.

ABER: In der OP-Verwaltung kann das Mahnschema eines einzelnen (zuvor markierten) OP in der OP-Bearbeitung geändert/zurückgesetzt werden.

Beachte: im Debitorenstamm muss vor dem nächsten Mahnlauf das gewünschte Mahnschema eintragen werden, denn ansonsten kann das andere Mahnschema beim Mahnlauf zwar ausgewählt werden, aber es wird nichts zum Mahnen angezeigt. Das System erzeugt Mahnungen immer nur in dem Mahnschema, welches im Mandantenstamm hinterlegt ist – außer es findet im Debitorenstamm andere Angaben.

Im Mandantenstamm (Reiter Finanzbuchhaltung), Feld rechts unten, kann ein Haken gesetzt werden bei „Negative OP für Mahnungen vorschlagen“. Ohne diesen Haken werden die negativen OP im Mahnvorschlag zwar weiterhin mit angezeigt, sind aber nicht mit einem Häkchen markiert (nicht automatisch selektiert).
Ist der Saldo des Debitorenkontos negativ, enthält die Mahnung also Gutschriften, die in der Summe zu einer Überzahlung führen, wird das Schreiben als "Saldeninformation/Gutschrift" betitelt und nicht als "Mahnung".