eAU Handout

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Last updated: Jun 01, 2023
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Inhalt

Einleitung

Inhalt dieses Handouts ist die richtige Anwendung des neuen Moduls "elektronische Arbeitsunfähigkeit". Hier werden die Voraussetzungen zum Zugang des Moduls geklärt, die Dokumentationsmöglichkeiten im Dienstplan und in der Personalakte, sowie die entsprechenden Auswertungsmöglichkeiten.

Voraussetzung

Voraussetzungen für die Nutzung des neuen Moduls sind:

a) die entsprechende Lizensierung des Moduls und

b) die Parametrisierung von mindestens einem Dienstplanausfall als relevant für die elektronische AU. Dies erfolgt durch das Setzen des Hakens im Punkt “Elektronische AU“ im Ausfallstamm (Dienstplan -> Stammdaten -> Dienste -> Ausfälle -> Segment: Einstellungen).

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Dokumentation

Die Dokumentation der Abwesenheiten kann sowohl über die Personalakte als auch direkt über den Dienstplan erfolgen, wobei die jeweils andere Seite entsprechend synchronisiert wird.

Dokumentation über die Personalakte

Dienstplan -> Personal -> Personalakte

Im Navigationsbaum der Personalakte können unter dem Punkt „Krankmeldungen (eAU)“ Krankmeldungen für Mitarbeiter eingepflegt, bearbeitet und gelöscht werden. Der Dienstplan wird dann entsprechend aktualisiert - sofern er nicht bereits abgeschlossen ist.

Eine Krankmeldung besteht dabei aus den folgenden Feldern:

  • dem Zeitraum der Krankmeldung (“von Datum” = Pflichtfeld)

  • der Ausfallart (Ausfälle mit Kennzeichnung “Elektronische AU”)

  • der Verordnungsart (Erstverordnung oder Folgeverordnung)

Neben dem Speichern der Krankmeldung besteht hier zusätzlich die Möglichkeit, eine systeminterne Mail an bestimmte Benutzer bzw. Benutzerverteiler beim Speichern zu versenden.

Dokumentation über den Dienstplan

Dienstplan -> Dienstplanung -> Dienstplan

In noch nicht abgeschlossenen Dienstplänen können Abwesenheiten wie gewohnt eingetragen/bearbeitet werden. Bei Verwendung einer Abwesenheit mit der Kennzeichnung “Elektronische AU” öffnet sich das Fenster zur Eingabe der Krankmeldung analog zur Neuanlage/Bearbeitung über die Personalakte. Allerdings kann bei Eingaben über den Dienstplan nur die Verordnungsart bearbeitet werden, da Zeitraum und Ausfall durch die Hinterlegung im Dienstplan bereits vorgegeben sind. Der Eintrag in der Personalakte wird dann entsprechend aktualisiert.

Zusätzlich wurde eine neue Dienstplanfunktion “eAU” etabliert (Dienstplan -> Dienstplanung -> Dienstplan -> Button “Funktionen”), über die man sich eine Aufstellung aller Krankmeldungen für den ausgewählten Dienstplanbereich/-zeitraum anzeigen lassen kann.

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Auswertungen

Heimverwaltung -> Allgemein -> Export Krankmeldungen (eAU)

Zur Beauskunftung bzw. Weitergabe der Krankmeldungen an die Personalabteilung stehen zwei Auswertungen im CSV Format zur Verfügung: Meldeliste und Kontrollliste.

Im Dialog zur Erstellung der Auswertungen muss

  • die Art der Auswertung vorgegeben werden (Meldliste oder Kontrollliste)

  • das Zielverzeichnis bestimmt werden, wo die Datei abgelegt werden soll

  • bei der Meldeiste ein Datumsintervall vorgegeben werden

  • ein Einstiegspunkt in der Unternehmensstruktur vorgegeben werden.

Beide Dateien bestehen aus den Spalten:

  • Lohn-/ Personal-Nr

  • Name

  • Geburtsdatum

  • Einrichtung

  • Stammabteilung

  • Art der Abwesenheit ( → Ausfall)

  • Beginn

  • Ende

  • Erst- / Folgeverordnung

Während die Meldliste alle Krankmeldungen anzeigt, deren Änderungsdatum im Datumsintervall liegt, führt die Kontrollliste alle Krankmeldungen ohne Enddatum auf (das Datumsintervall wird dann ausgeblendet).