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Dokumentenmapping

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Dokumente können an nahezu allen Stellen wie z.B. in den Klienten- und Mitarbeiter-Akten hochgeladen werden und dabei zusätzlich in einem bestimmten Ordner in der Ordnerstruktur synchronisiert werden.

So werden die Informationen dort abgelegt, wo sie thematisch anfallen und sind schnell im Themen-Ordner auffindbar.

Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie entsprechende Ordnervorlagen, da sich das Dokumentenmapping aus vorhandenen Ordnervorlagen ergibt.

Weitere Informationen finden Sie unter: Ordnervorlagen.

Globale Einstellungen

Hier definieren Sie, welche Dokument-Uploads in welchen Zielordner hinterlegt werden sollen.

Um die Funktion nutzen zu können, wird die Berechtigung Dokumentenverwaltung - Dokumentenmapping benötigt.

  • Um das Dokumentenmapping zu öffnen, klicken Sie unter Schaltzentrale → Einstellungen → Globale Einstellungen → Stammdaten → Medien.

image-20240212-095035.png

  • Um einen neuen Datensatz anzulegen, klicken Sie auf Neu.

→ Das Dialogfenster Dokumentenmapping erscheint.

image-20240213-084951.png

  • Wählen Sie den Datentyp und Ablageort aus.

image-20240213-094143.png

  • Klicken Sie links auf das Feld neben Ordner.

→ Das Dialogfenster Ordnervorlagen erscheint.

  • Wählen Sie die Ordnervorlage, deren Ordnerstruktur Sie übernehmen möchten.

  • Wählen Sie den Ordner oder Unterordner, wo die Dokumente hinterlegt werden sollen.

  • Klicken Sie auf Speichern.

→ Sie gelangen zurück zum Dialogfenster Dokumentenmapping.

image-20240213-094342.png

  • Klicken Sie auf Speichern.

→ Der Datensatz erscheint in der Listenansicht.

image-20240213-094445.png

Dokument an Datensatz anhängen

Fügen Sie nun ein Dokument einem Datensatz hinzu.

Nachfolgend am Beispiel eines Dokumentes in der Klientenakte im Bereich Ausweise.

  • Um ein Dokument anzuhängen, klicken Sie unter Schaltzentrale → Stammdaten → Klienten/Klientinnen → Bewegungsdaten → Ausweise.

image-20240213-094706.png

  • Klicken Sie unter Ausweise auf Neu.

→ Das Dialogfenster Ausweise erscheint.

  • Klicken Sie auf Neu.

→ Das Dialogfenster Dokument auswählen erscheint.

image-20240213-094902.png

  • Wählen Sie das Dokument aus, welches Sie anhängen möchten.

  • Klicken Sie auf Öffnen.

→ Das Dokument erscheint in der Listenansicht der Dokumente.

image-20240213-094958.png

  • Geben Sie weitere Informationen zu dem Dokument ein.

  • Klicken Sie auf Speichern.

→ Das Dokument erscheint unter Ausweise.

image-20240213-095127.png

Medien- Dokumente

Nun können Sie die angehängten Dateien z.B. in der entsprechenden Klientenakte unter Medien → Dokumente in der Ordnerstruktur einsehen.

image-20240213-095716.png

  • Klicken Sie unter Schaltzentrale → Stammdaten → Klienten/ Klientinnen → Medien → Dokumente.

  • Öffnen Sie den Zielordner und sehen Sie das zuvor hinterlegte Dokument auch in der Ordnerstruktur.

→ Sie können das Dokument bearbeiten oder öffnen.

Dokumente synchronisieren

Bearbeiten Sie ein hinterlegtes Dokument sowohl im Menü Medien → Dokumente als auch am ursprünglich hochgeladenen Bereich in der Software, so werden die Dokumente synchronisiert.

  • Nachdem Sie ein Dokument bearbeitet haben, erscheint folgende Meldung:

image-20240213-100635.png

  • Um eine Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf Dokument überschreiben.

→ Die Änderungen werden übernommen und das Dokument an allen Stellen synchronisiert.

  • Um ein neues Dokument anzulegen, klicken Sie auf Neues Dokument.

  • Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen.

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