Sehr geehrter Kunde/Interessent,
vielen Dank für Ihr Interesse am Thema „elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ (eAU).
Wir haben nachfolgend einmal alles Wissenswerte zusammengetragen.
Was genau ist die eAU?
Die eAU ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die digital übermittelt wird. Die Abkürzung eAU steht für „elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“. Ab dem 1. Januar 2023 senden die Krankenkassen AU-Daten elektronisch an die Arbeitgeber. Die bisherige Praxis, dass Versicherte ihren Krankenschein selbst an den Arbeitgeber weiterleiten, entfällt damit. Zukünftig brauchen die ArbeitnehmerInnen ihren gelben Schein nicht mehr an den Arbeitgeber überreichen oder per Post schicken. Stattdessen muss der Arbeitgeber sich an die jeweilige Krankenkasse wenden und die Daten elektronisch abrufen sowie mittels einer Fehlzeitenmanagement Software im System speichern. Dabei erfolgt die Abfrage einer AU über die Krankenkassen für jeden Mitarbeiter individuell und einzeln und für einen konkreten Zeitraum, wenn sich dieser bei Ihnen krankgemeldet hat. Sie dürfen nicht für alle Mitarbeiter Ihres Betriebes eine pauschale Anfrage an die Krankenkasse schicken. Außerdem ist jede AU-Bescheinigung für den konkreten aktuellen Zeitraum separat abzufragen.
Auf welchem Wege werden die AU-Daten bei den Krankenkassen abgerufen?
Der Abruf der AU-Daten muss zwingend über ihr Lohn- und Gehalts-Software (ersatzweise über ihren Dienstleister/Steuerberater) erfolgen, da nur Lohn- und Gehaltsprogramme über zertifizierte Schnittstellen zum Abruf dieser Daten verfügen. Ihre heimbas Dienstplan-Software ist keine Lohn- und Gehaltssoftware und darf die AU-Daten nicht abrufen!
Wie soll es praktisch umsetzbar sein, für jeden Mitarbeiter individuell anzufragen, ob er krank ist?
Dies ist sicherlich eine Herausforderung. Daher sollte intern vor Start des elektronischen Verfahrens geklärt werden, wie die Kommunikation über erkrankte Mitarbeiter im Unternehmen erfolgt. Das ist umso wichtiger, wenn ein Dienstleister wie zum Beispiel ein Steuerberater mit der Abrechnung beauftragt ist. Wir möchten Sie bei diesem Kommunikationsprozess optimal unterstützen, indem wir Ihnen eine passgenaue Lösung für diese Herausforderung an die Hand geben.
Wie kann der heimbas Dienstplan diesen Prozess der internen Kommunikation und Informations-weitergabe optimal unterstützen?
Die Krankmeldungen werden in der Regel bereits jetzt schon im Dienstplan erfasst. Allerdings reicht die bisherige Erfassungs-Praxis (z.B. fortlaufende Eingabe von 10-mal Kürzel „K“) nicht aus, da daraus beispielsweise nicht eindeutig ersichtlich ist, ob es sich bei den 10 Tagen um eine ausschließliche Erstbescheinigung oder um eine Erstbescheinigung (5 Tage) und einer unmittelbar anschließenden
Folgebescheinigung (weitere 5 Tage) handelt. Wir schaffen deshalb eine zusätzliche Dienstplan-Funktion, die es Ihnen ermöglicht, alle relevanten Angaben (Beginn und Ende der Krankschreibung,
Erst- und Folgebescheinigung) übersichtlich und effektiv zu erfassen und per Export-Funktion (CSV-Datei) an ein beliebiges Lohn- und Gehaltsprogramm weiterzugeben.
Welchen konkreten Nutzen ziehen Sie daraus?
Hier lohnt ein Blick zurück auf die internen Kommunikationswege. Stellen Sie sich vor, Ihre Personal-abteilung bekommt täglich Zettel mit Krankmeldungen, vielleicht noch von Hand geschrieben und mit unvollständigen oder unleserlichen Angaben zu Dauer und Art der Krankschreibung. Der daraus resultierende Kontroll-, Korrektur- und Erfassungsaufwand wäre enorm! Wieviel einfacher wäre es für Sie, wenn Sie eine lesbare, übersichtliche und mit allen relevanten Daten versehenen Auswertung aus Ihrem heimbas Dienstplan bekommen könnten, die im Idealfall von Ihrem Lohn- und Gehaltsprogramm automatisch weiterverarbeitet wird? Genau hier setzen wir mit unserer Lösung an!
Wann steht eine solche Lösung zur Verfügung und was kostet diese?
Unsere Entwicklungsabteilung arbeitet derzeit mit Hochdruck an einer Realisierung. Falls nichts Unvorhersehbares geschieht, wollen wir in ca. 2-3 Wochen damit fertig sein, damit Sie bereits im Januar 2023 von dieser neuen Funktion profitieren können. Zu den damit einhergehenden Kosten können wir heute leider noch keine verbindliche Aussage treffen. Ich gehe aber davon aus, dass wir Ihnen bereits in einigen Tagen ein individuelles Angebot erstellen können. Fragen Sie doch bitte in 1 bis 2 Wochen noch einmal danach.
Haben Sie noch Fragen oder benötigen Sie weitere Auskünfte? Dann setzen Sie sich bitte gleich mit uns in Verbindung.
Mit herzlichen Grüßen