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Zahlungseingangs-Import

Story

Bei unseren Kunden werden Rechnungslegung und Finanzbuchhaltung in unterschiedlichen Systemen abgebildet und häufig sogar durch unterschiedliche Personengruppen verantwortet.
D. h., die Informationen zu den Zahlungseingängen werden bereits in einem anderen System gepflegt und stehen den Verwaltungsmitarbeiter*innen in myneva.daarwin nur selten zur Verfügung. Um diese Informationen allen Personenkreisen ohne doppelte manuelle Datenpflege zur Verfügung zu stellen, bieten wir eine Zahlungseingangsimportschnittstelle an.

Ein weiterer Grund ist die Best Practice-Abbildung von Spitzabrechnungen/Abschlussrechnungen (bspw. LWL und LVR) über die Kombination aus Rechnungsinformationen und Zahlungseingängen aus den Offenen Posten in unserer Software. Dies wird durch den Import von Zahlungseingängen deutlich komfortabler.

Kernprozess

Finanzen - Abrechnung, Finanzbuchhaltung, Kassenbücher

Art des Features

Modul

Kurzfassung

Es handelt sich hierbei nicht um eine Erweiterung des Offene Posten-Moduls, in dem bereits manuell Zahlungseingänge zugeordnet werden konnten.

Zahlungseingang-Import ist ein eigenständiges Modul im Kernprozess Finanzen/Rechnungswesen, über das Zahlungseingänge anhand einer CSV-Datei in myneva.daarwin importiert werden können.

Vorteile

Arbeitsersparnis

• keine manuelle Einzelerfassung in den Offenen Posten mehr nötig

• keine lästigen Rückfragen an die Kolleg*innen aus der Finanzbuchhaltung bzw. Abfragen aus der Finanzbuchhaltungssoftware.

Arbeitswerkzeug

• direktes Arbeiten, Zuordnen und Korrigieren direkt in der Tabelle des Import-Laufes

• Import-Läufe können zwischengespeichert und erst nach etwaiger Klärung an die Offenen Posten übergeleitet werden.

Reduzierung von Fehlern

Durch die Ermittlung von infrage kommenden Rechnungen und der im Erfolgsfall automatischen Zuordnungen wird das Risiko für Fehler oder Versäumnisse deutlich reduziert.

Kompletter Zahlungsstand in myneva.daarwin

Der komplette Zahlungsstand ist in myneva.daarwin, dem Tageswerkzeug der Verwaltungskräfte, vollständig erhalten, so dass offene Stände direkt Klient*innen oder Organisationen zugeordnet werden können und bei den entsprechenden Stellen nachgefragt werden können.

Nutzungsanlässe

1. Controlling in myneva.daarwin im Nutzungsalltag der Verwaltungskräfte

Ihre Zahlungseingänge bzw. Stände werden bereits in einer Finanzbuchhaltungssoftware gepflegt, es haben jedoch nicht alle/keine der daarwin-Nutzer*innen Zugang zu Ihrer FiBu-Software. Sie möchten nun diese Informationen den Verwaltungskräften oder sonstige Mitarbeiter*innen ohne doppelte Pflege auch in myneva.daarwin zur Verfügung stellen.
(Import aus einer Finanzbuchhaltungs-Software)

2. Import der Bankbewegungen/ Zahlungseingänge in myneva.daarwin zuerst erfassen und an die FiBu weitergeben

Sie möchten die Bankbewegungen zu Ihren gestellten Rechnungen in myneva.daarwin importieren und diese später über eine FibU-Schnittstelle in Ihre FiBu-Software exportieren (Ausbaustufe).
(SEPA-Import von Ihrem Bankkonto)

3. Abbildung der Spitzabrechnung im Geltungsbereich bestimmter Kostenträger

Spitzabrechnungen von erbrachten FLS (bspw. in NRW)werden in unserer Software über den Vergleich gestellter Rechnungen zu den hinterlegten Zahlungseingängen in einem Report aufgelistet, der dann von unseren Kunden an den Kostenträger übersendet wird.

Die Arbeitsaufwand zur Erstellung der Übersichten reduziert sich für diesen Bereich nun deutlich.

Schritte zur Nutzung

Bei 1. Nutzungsanlass

• Sie stellen einen CSV-Export aus Ihrer Finanzbuchhaltungs-Software mit den gewünschten Zahlungseingängen bereit, der unseren Import-Anforderungen entspricht.

• Diese Datei laden Sie im Zahlungseingangsimport-Modul hoch.

• Anhand eindeutiger Informationen wie der Rechnungsnummer oder den betreffenden Klient*innen identifiziert der Zahlungseingangs-Import zugehörige Rechnungen und ordnet diese zu.

• Stimmt dabei alles inklusive der Zahlungssumme überein, wird die entsprechende Rechnung direkt als bezahlt markiert. Ansonsten können Sie nicht ganz passende Zahlungssummen nachbearbeiten.

• Analog zum FiBu-Export-Modul wird alles in einem Lauf abgespeichert, den sie nach getaner Arbeit abschließen können.

• Die Zahlungseingänge sind nun in den Offenen Posten ersichtlich. Importlauf-Bezeichnung und Import-Datum werden zudem in innerhalb der Rechnung in den jeweiligen Zahlungseingängen Spalten angezeigt.

Alles Weitere findet sich in unserem Manual https://myneva.atlassian.net/wiki/spaces/MANDAA/pages/89096193?search_id=a2089e35-5b80-4947-9f2d-e844d255fda1 .

Bei 2. Nutzungsanlass (nächste Ausbaustufe)

• ähnlicher Ablauf wie bei 1., nur dass die Import-Datei im SEPA-Format von der Bank vorgegeben wird.

Bei 3. Nutzungsanlass

• der Ablauf wird demnächst hier genauer beschrieben (noch nicht freigegeben: /wiki/spaces/MANDAA/pages/234324721

Weitere Infos

Zahlungseingang-Import (Manual)

Zahlungseingang-Import (New Feature-Kampagne)

Kostenpflichtig

Ja,
bei Interesse an diesem Modul wenden Sie sich bitte an inbound.de@myneva.eu oder telefonisch an unseren Support +49 461 16893-13.

Screenshot eines (kleinen) Import-Laufes:

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