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In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie Zahlungseingänge bspw. aus Datev per CSV-Datei in myneva.daarwin importieren. |
Story
Bei unseren Kunden werden Rechnungslegung und Finanzbuchhaltung in unterschiedlichen Systemen abgebildet und häufig sogar durch unterschiedliche Personengruppen verantwortet.
D. h., die Informationen zu den Zahlungseingängen werden bereits in einem anderen System gepflegt und stehen den Verwaltungsmitarbeiter*innen in myneva.daarwin nur selten zur Verfügung. Um diese Informationen allen Personenkreisen ohne doppelte manuelle Datenpflege zur Verfügung zu stellen, bieten wir eine Zahlungseingangsimportschnittstelle an.
Ein weiterer Grund ist die Best Practice-Abbildung von Spitzabrechnungen/Abschlussrechnungen (insbesondere LWL und LVR) über die Kombination aus Rechnungsinformationen und Zahlungseingängen aus den Offenen Posten in unserer Software. Dies wird durch den Import von Zahlungseingängen deutlich komfortabler.
Grundvoraussetzungen
Da das Modul kostenpflichtig ist, müssen Sie eine gültige Modul-Lizenz besitzen bzw. erworben haben.
Eine gültige Schnittstellendefinition muss hinterlegt sein (es gibt hierfür einen eigenen Absatz)
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Um die Schnittstelle zu bedienen, müssen User*innen die dafür notwendigen Berechtigungen (Ausführen-Recht) in der Berechtigungszeile: |
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Schnittstellen-Import - Import von Zahlungseingängen besitzen |
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Eine gültige Schnittstellendefinition muss hinterlegt sein (es gibt hierfür einen eigenen Absatz)
Hinterlegen der Schnittstellendefinition
Die auf Ihre Bedarfe ausgerichtete Schnittstellendefinition wird in der Regel durch unsere Consultants im Rahmen des ergänzenden Dienstleistungspaketes zum Erwerb der Schnittstelle in den Einstellungen unserer Software hinterlegt.
Durchführung eines Importlaufes
Erstellen Sie zuerst anhand der Informationen aus Ihrem Finanzbuchhaltungssystem die zu importierende Datei.
Im Menüband des Moduls Offene Posten steht Ihnen die Funktion Import von Zahlungseingängen zur Verfügung.
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Öffnen Sie Rechnungswesen → Offene Posten → Import von Zahlungseingängen.
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Wählen Sie unter Art der Schnittstelle “Zahlungseingang CSV-Import” aus.
Wählen Sie unter Importdatei die zu importierende Datei aus, die Sie zuvor erstellt haben.
Um die Validierung anzustoßen, klicken Sie auf Ausführen.
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1. Öffnen Sie zunächst das Modul Import von Zahlungseingängen
Dieses befindet sich standardmäßig im Hauptmenü-Punkt Rechnungswesen.
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2. Legen Sie einen neuen Import-Lauf an
Dies erfolgt wie üblich über den grünen +Neu-Button
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3. Import-Datei einlesen
Beim Klick auf die drei Punkte des Feldes Importdatei können Sie eine Import-Datei hochladen.
Die Datei muss im CSV-Format sein und inhaltlich unseren Anforderungen entsprechen.
Bei Bedarf können Sie den Lauf noch umbenennen und anschließend auf Fertigstellen klicken.
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4. Validierung des Importes durchführen
In der nun folgenden Validierung werden Ihnen drei Kategorien an Meldungen ausgegeben:
Fehler: Dies geschieht bspw. wenn die Import-Datei nicht den Anforderungen entspricht
Warnungen: Diese erscheinen, wenn bezüglich der zu importierenden Rechnungen etwas nicht durchgeführt werden kann.
Informationen: Hier wird ausgegeben, dass bspw. der Lauf erfolgreich durchgeführt würde und wie viele Zahlungseingänge dabei gefunden wurden.
Beim Auftreten von Fehlern, kann der Import nicht durchgeführt werden. Brechen Sie den Vorgang ab und beheben Sie die Fehler.
5. Importlauf ansehen bzw. bearbeiten
Die nun importierten Rechnungen werden in drei Gruppen aufgeteilt
Erfolgreich:
Rechnungsnummern sowie Zahlungseingangssumme und Rechnungssumme stimmen überein.
In diesem Fall werden die Rechnungen direkt als bezahlt markiert und auch der Zahlungseingangsbetrag in der Rechnung in myneva.daarwin hinterlegt.
Warnung:
Das System hat zwar eine entsprechende Rechnung in myneva.daarwin gefunden, die Zahlungseingangssumme und der Rechnungsbetrag stimmen jedoch nicht überein.
Fehler:
Das System konnte in myneva.
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Um den Import durchzuführen und ein Ergebnis-Protokoll auszugeben, klicken Sie auf OK.
daarwin keine entsprechenden Rechnungen finden.
6. Zahlungseingänge im Lauf bearbeiten
Zahlungseingänge sind nach dem Import im Modul manuell bearbeit- bzw. ergänzbar.
Sie können dabei direkt in der Tabelle arbeiten, in dem Sie einfach auf die entsprechende Zelle klicken
Das Modul ist insgesamt als Arbeitswerkzeug gedacht:
Bei Zahlungseingängen mit Warnungen kann dann so direkt die Zahlungssumme angepasst werden oder einfach die Rechnung dennoch als bezahlt markiert werden.
Zudem können Sie das Modul immer schließen und öffnen, um zwischendurch eventuelle Unregelmäßigkeiten in den importierten Informationen zu klären und dann ggf. zu korrigieren.
Zudem können Sie nach den Anpassungen, die Sie in diesem Modul vorgenommen haben, die Validierung immer wieder neu anstoßen, bis die Warnungen vollständig verschwunden sind.
7. Auswirkungen des Imports
Nach dem Import werden die Zahlungseingänge auf gleiche Weise bei den Rechnungen in den Offenen Posten hinterlegt, wie es auf manuelle Weise geschehen würde.
Die Zahlungseingänge werden dabei (aktuell noch) derzeit den Rechnungen hinterlegt und nicht den Rechnungspositionen. Dies ist jedoch perspektivisch geplant.
Zudem werden die Zahlungsimport-Informationen (Import-Bezeichnung und Import-Datum) in den Zahlungseingängen jeder Rechnung ergänzt.