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• Wählen Sie den Datentyp und Ablageort aus.

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• Klicken Sie links auf das Feld neben Ordner.

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• Wählen Sie die Ordnervorlage, deren Ordnerstruktur Sie übernehmen möchten.

• Wählen Sie den Ordner oder Unterordner, wo die Dokumente hinterlegt werden sollen.

• Klicken Sie auf Speichern.

→ Sie gelangen zurück zum Dialogfenster Dokumentenmapping.

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• Klicken Sie auf Speichern.

→ Der Datensatz erscheint in der Listenansicht.

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Dokument an Datensatz anhängen

Fügen Sie nun ein Dokument einem Datensatz hinzu.

Nachfolgend am Beispiel eines Dokumentes in der Klientenakte im Bereich Ausweise.

• Um ein Dokument anzuhängen, klicken Sie unter Schaltzentrale → Stammdaten → Klienten/Klientinnen → Bewegungsdaten → Ausweise.

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• Klicken Sie unter Ausweise auf Neu.

→ Das Dialogfenster Ausweise erscheint.

• Klicken Sie auf Neu.

→ Das Dialogfenster Dokument auswählen erscheint.

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• Wählen Sie das Dokument aus, welches Sie anhängen möchten.

• Klicken Sie auf Öffnen.

→ Das Dokument erscheint in der Listenansicht .

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Image Removedder Dokumente.

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• Geben Sie weitere Informationen zu dem Dokument ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

→ Das Dokument erscheint unter Ausweise.

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Medien- Dokumente

Nun können Sie die angehängten Dateien z.B. in der entsprechenden Klientenakte unter Medien → Dokumente in der Ordnerstruktur einsehen.

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• Klicken Sie unter Schaltzentrale → Stammdaten → Klienten/ Klientinnen → Medien → Dokumente.

• Öffnen Sie den Zielordner und sehen Sie das zuvor hinterlegte Dokument auch in der Ordnerstruktur.

→ Sie können das Dokument bearbeiten oder öffnen.

Dokumente synchronisieren

Bearbeiten Sie ein hinterlegtes Dokument sowohl im Menü Medien → Dokumente als auch am ursprünglich hochgeladenen Bereich in der Software, so werden die Dokumente synchronisiert.

• Nachdem Sie ein Dokument bearbeitet haben, erscheint folgende Meldung:

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• Um eine Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf Dokument überschreiben.

→ Die Änderungen werden übernommen und das Dokument an allen Stellen synchronisiert.

• Um ein neues Dokument anzulegen, klicken Sie auf Neues Dokument.

• Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen.