Bei unseren Kunden werden Rechnungslegung und Finanzbuchhaltung in unterschiedlichen Systemen abgebildet und häufig sogar durch unterschiedliche Personengruppen verantwortet. D. h., die Informationen zu den Zahlungseingängen werden bereits in einem anderen System gepflegt und stehen den Verwaltungsmitarbeiter*innen in myneva.daarwin nur selten zur Verfügung. Um diese Informationen allen Personenkreisen ohne doppelte manuelle Datenpflege zur Verfügung zu stellen, bieten wir eine Zahlungseingangsimportschnittstelle an.
Ein weiterer Grund ist die Best Practice-Abbildung von Spitzabrechnungen/Abschlussrechnungen (bspw. LWL und LVR) über die Kombination aus Rechnungsinformationen und Zahlungseingängen aus den Offenen Posten in unserer Software. Dies wird durch den Import von Zahlungseingängen deutlich komfortabler.
Kernprozess
Personal
Art des Features
Modul
Kurzfassung
Es handelt sich hierbei nicht um eine Erweiterung des Offene Posten-Moduls, in dem bereits manuell Zahlungseingänge zugeordnet werden konnten.
Zahlungseingang-Import ist ein eigenständiges Modulim Kernprozess Finanzen/Rechnungswesen, über das Zahlungseingänge anhand einer CSV-Dateiin myneva.daarwin importiert werden können.
Vorteile
Arbeitsersparnis
keine manuelle Einzelerfassungin den Offenen Posten mehr nötig
keine lästigen Rückfragenan die Kolleg*innen aus der Finanzbuchhaltung bzw. Abfragen aus der Finanzbuchhaltungssoftware.
Arbeitswerkzeug
direktes Arbeiten, Zuordnen und Korrigieren direkt in der Tabelle des Import-Laufes
Import-Läufe können zwischengespeichertund erst nach etwaiger Klärung an die Offenen Posten übergeleitet werden.
Reduzierung von Fehlern
Durch die Ermittlung von in Frage infrage kommenden Rechnungen und der im Erfolgsfall automatischen Zuordnungenwird das Risiko für Fehler oder Versäumnisse deutlich reduziert.
Kompletter Zahlungsstand in myneva.daarwin
Der komplette Zahlungsstandist in myneva.daarwin, dem Tageswerkzeug der Verwaltungskräfte, vollständig erhalten, so dass offene Stände direkt Klient*innen oder Organisationen zugeordnet werden können und bei den entsprechenden Stellen nachgefragt werden können.
Nutzungsanlässe
1.
Ihre Zahlungseingänge bzw. Stände werden bereits in einer Finanzbuchhaltungssoftware gepflegt, es haben jedoch nicht alle/keine der daarwin-Nutzer*innen Zugang zu Ihrer FiBu-Software. Sie möchten nun diese Informationen den Verwaltungskräften oder sonstige Mitarbeiter*innen ohne doppelte Pflege auch in myneva.daarwin zur Verfügung stellen. (Import aus einer Finanzbuchhaltungs-Software)
2.
Sie möchten die Bankbewegungen zu Ihren gestellten Rechnungen in myneva.daarwin importieren und diese später über eine FibU-Schnittstelle in Ihre FiBu-Software exportieren (Ausbaustufe). (SEPA-Import von Ihrem Bankkonto -
Info
Dieser Funktionserweiterung erfolgt mit der nächsten Ausbaustufe
)
. Geplant ist dies für 2023.
Schritte zur Nutzung
Bei 1. Nutzungsanlass
Sie stellen einen CSV-Export aus Ihrer Finanzbuchhaltungs-Softwaremit den gewünschten Zahlungseingängen bereit, der unseren Import-Anforderungen entspricht.
Diese Dateiladen Sie im Zahlungseingangsimport-Modul hoch.
Anhand eindeutiger Informationenwie der Rechnungsnummer oder den betreffenden Klient*innen identifiziert der Zahlungseingangs-Import zugehörige Rechnungenund ordnet diese zu.
Stimmt dabei alles inklusive der Zahlungssumme überein, wird die entsprechende Rechnung direkt als bezahlt markiert. Ansonsten können Sie nicht ganz passende Zahlungssummen nachbearbeiten.
Analog zum FiBu-Export-Modul wird alles in einem Lauf abgespeichert, den sie nach getaner Arbeit abschließen können.
Die Zahlungseingänge sind nun in den Offenen Postenersichtlich. Importlauf-Bezeichnung und Import-Datum werden zudem in innerhalb der Rechnung in den jeweiligen Zahlungseingängen Spalten angezeigt.
