Personalbemessung Dienstplan

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Last updated: Jul 14, 2023
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Vorneweg wäre zum Thema Personalbemessung zu sagen, dass man nichts weiß. Zum 01.07.2023 soll diese Regelung in Kraft treten, konkrete Vorgaben/Informationen gibt es aber von offizieller Seite noch nicht.

 

1 Stammdaten

1.1  Installationsparameter

In den Installationsparametern (Menüpunkt „System -> Unternehmen -> Installationsparameter“) auf dem Karteireiter „Zeiterfassung/Lohnexport/Bewerber“ wird festgelegt, ob die Qualifikationsniveaus mit Qualifikationen (Standard) oder Funktionen verknüpft werden.

1.2  Qualifikationen

Im Qualifikationenstamm (Menüpunkt „Dienstplan -> Personal -> Qualifikationen“) wird je Qualifikation ein Qualifikationsniveau zugeordnet. Die Auswahlliste ist nur sichtbar, wenn in den Installationsparametern der Eintrag „Qualifikationsniveaus mit Qualifikationen verknüpfen“ ausgewählt wurde.

1.3  Funktionen

Im Funktionenstamm (Menüpunkt „Dienstplan -> Personal -> Funktionen“) wird je Funktion ein Qualifikationsniveau zugeordnet. Die Auswahlliste ist nur sichtbar, wenn in den Installationsparametern der Eintrag „Qualifikationsniveaus mit Funktionen verknüpfen“ ausgewählt wurde

1.4  Stellenschlüssel

Unter dem Menüpunkt „Dienstplan -> Stammdaten -> Steuerung -> Stellenschlüssel“ werden die Schlüssel hinterlegt, allerdings nicht wie bisher gewohnt im Format 1 zu X, sondern in Form einer Dezimalzahl.

2 Auskunftei Personalbemessung

Unter dem Menüpunkt „Dienstplan -> Auskunftei -> Personalbemessung“ (nur sichtbar, wenn die Personalbemessung auch lizenziert ist) kann die entsprechende Auswertung aufgerufen werden. Die Bildschirmmaske orientiert sich sehr stark an der Personalbedarfsplanung (Menüpunkt „Dienstplan -> Auskunftei -> Personalbedarfsplanung“) bzw. ist eine Weiterentwicklung ebendieser.

2.1  Personalberechnung

Diese Ansicht ist identisch mit der korrespondierenden Ansicht in der Personalbedarfsplanung. Einziger Unterschied ist, dass hier noch das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter angezeigt wird.

2.2 Personalabgleich

Dies hier ist 1:1 die bekannte Maske aus der Personalbedarfsplanung. Nach Stellenbereichen gruppiert werden Personal-Soll und Personal-Ist gegenübergestellt. Im Bereich „Pflege“ wird zwischen Fach- und Hilfskräften differenziert. Für die Berechnung der Fachkraftquote sind die im Einrichtungsstamm hinterlegten Personalkennzahlen entscheidend.

2.3 Personalbemessung


Diese Ansicht ist nahezu identisch aufgebaut wie die vorherige Ansicht „Personalabgleich“. Unterschiedlich ist hier die Berechnung des Personal-Solls, denn es werden nun die bei den Qualifikationsniveaus hinterlegten Schlüssel verwendet.

2.4 Vergleichsrechnung

In der Ansicht „Vergleichsrechnung“ werden zwei Statistiken dargestellt. In der oberen Statistik „Personalbemessung – Bedarfsvergleich“ wird der Personalbedarf nach der klassischen Methode berechnet (rot eingefärbt) und mit der neuen Berechnung (orange eingefärbt) verglichen. Ein Pfeil am Ende einer Zeile signalisiert, ob man mit der neuen Berechnung besser fährt als mit der alten Berechnung. Neben dem Stellenbereich „Pflege“ tauchen zwar auch die übrigen Stellenbereiche auf, dort ist aber noch keine neue Berechnung auf Grund fehlender Informationen implementiert.

3 Personalkennzahlen (Menüpunkt „Dienstplan -> Personal -> Personalkennzahlen“)

Personalkennzahlen sind ein wichtiges Konstrukt für Personalauswertungen, weil z.B. auch mit Hilfe von Personalkennzahlen ermittelt wird, welche Mitarbeiter Fachkräfte sind. Des Weiteren werden zahlreiche BI-Kennzahlen in Abhängigkeit von Personalkennzahlen gebildet. Mindestens eine Personalkennzahl sollte es auf jedem Kundensystem geben, nämlich jene mit dem Namen „Qualifikationen mit Merkmal Fachkraft“. Diese wurde damals automatisch angelegt, um die ursprüngliche Logik zur Ermittlung von Fachkräften abzubilden. Die alte Logik bestand darin, alle Mitarbeiter als Fachkräfte zu zählen, die eine Qualifikation mit dem Merkmal „zählt als Fachkraft“ hatten.

Eine Personalkennzahl setzt sich aus mindestens einen Stammdatenkatalog zusammen. Werden mehrere Kataloge angegeben, dann sind diese immer mit „Und“ verknüpft. Damit ein Mitarbeiter bei einer Personalkennzahl mitgezählt wird, muss er also die Bedingungen aus allen zugewiesenen Katalogen erfüllen. Folgende Kataloge, die zuvor definiert werden müssen, können zugewiesen werden.

  • Funktionskatalog (Menüpunkt „Dienstplan -> Personal -> Funktionskataloge“)

  • Qualifikationskatalog (Menüpunkt „Dienstplan -> Personal -> Qualifikationskataloge“)

  • Tarifgruppenkatalog (Menüpunkt „Dienstplan -> Stammdaten -> Steuerung -> Tarifgruppenkataloge“)

  • Stellenbereichskatalog (Menüpunkt „Dienstplan -> Stammdaten -> Steuerung -> Stellenbereichskataloge“)

  • Personalgruppenkataloge (Menüpunkt „Dienstplan -> Personal -> Personalgruppenkataloge“)

  • Leistungsgrundlagenkataloge (Menüpunkt „Dienstplan -> Personal -> Leistungsgrundlagenkataloge“)

 

Beispiel: Qualifikationskatalog

Die Erläuterung der Definition eines dieser Stammdatenkataloge soll beispielhaft am Qualifikationskatalog erfolgen. Hier gibt es zwar ein bis zwei Optionen mehr als bei den übrigen Katalogen, ansonsten funktioniert die Bearbeitung aber identisch. Als erstes muss ein Eintrag aus der Auswahlliste „Auswahl“ gewählt, anschließend werden alle zu berücksichtigenden Qualifikationen/Funktionen/Tarifgruppen etc. angehakt. Folgende Auswahlmöglichkeiten gibt es.

  • Alle Qualifikationen berücksichtigen: Selbstsprechend 😉

  • Ausgewählte Qualifikationen berücksichtigen:  Nur die angehakten Qualifikationen gehören zum Qualifikationskatalog

  • Ausgewählte Qualifikationen ausschließen: Alle angehakten Qualifikationen gehören nicht zum Qualifikationskatalog

  • Nur Qualifikationen mit Fachkraftmerkmal berücksichtigen (diese Auswahlmöglichkeit gibt es nur beim Qualifikationskatalog): Eine manuelle Auswahl ist hier nicht möglich. Es sind automatisch alle Qualifikationen angehakt, die das Merkmal „zählt als Fachkraft“ haben. Dies entspricht dem früheren Standard für die Ermittlung der Fachkräfte.

Ebenfalls nur im Qualifikationskatalog gibt es die Spalte „Anrechnung FK-Quote (in %)“. Der Standardwert in dieser Spalte beträgt 100%, wenn die jeweilige Qualifikation angehakt wurde. Der Wert kann manuell verändert werden. Diese Möglichkeit wurde implementiert, weil es in einem Bundesland eine Qualifikation gab, die zu 50% als Fachkraft zählte (Ich glaube, es waren die Ergotherapeuten in Mecklenburg-Vorpommern).

Personalkennzahlen können, müssen aber nicht typisiert werden. Folgende Typen stehen zur Auswahl.

  • Personalbestand Fachkräfte für Fachkraftquote: Dieser Typ hat nur Auswirkung, wenn auch ein Qualifikationskatalog zugeordnet ist und bewirkt, dass bei der Berechnung des Personals in Stellen die Angabe „Anrechnung FK-Quote (in %)“ einbezogen wird.

  • Personalbestand Gesamt für Fachkraftquote gemäß Stellen aus Personalakte: Dieser Typ hat zur Zeit keine Funktion.

  • Personalbestand Gesamt für Fachkraftquote gemäß Bruttobedarf aus Stellenschlüssel: Dieser Typ wird vorzugsweise für jene Personalkennzahl verwendet, die den Personalgesamtwert für die Fachkraftquotenberechnung darstellt. Bei diesem Typ wird nur die Auswahl eines Stellenbereichkatalogs ermöglicht. Dies ist deswegen sinnvoll, weil bei diesem Typ ein Personalbedarf und kein Personalbestand ermittelt wird. Für die Berechnung des Personalbedarfs spielen Qualifikationen, Funktionen, Tarifgruppen und Personalgruppen keine Rolle. Üblicherweise wird hier ein Stellenbereichskatalog hinterlegt, der nur den Bereich Pflege und vielleicht noch den Bereich Betreuung beinhaltet.

  • Personalbedarf durch Extra-Stellen aus Stellenschlüssel: Auch bei diesem Typ wird nur die Auswahl eines Stellenbereichkatalogs ermöglicht, weil hier ebenfalls ein Personalbedarf zurückgegeben wird, in diesem Fall der Bedarf für die Extra-Stellen aus den Stellenschlüsseln derjenigen Stellenbereiche, die im hinterlegten Stellenbereichskatalog enthalten sind.

4 Personalkennzahlen im Einrichtungsstamm

Für die Berechnung einer Fachkraftquote sollten im Einrichtungsstamm (Segment „Dienstplan -> Stellenabgleich, Kennzahlen“) adäquate Personalkennzahlen hinterlegt werden. Dies wurde aus dem Grund vor Jahren neu entwickelt, weil große Träger mit bundesweit verteilten Einrichtungen Heimbas nutzen und je Bundesland/Standort unterschiedliche Regelungen existierten, welche Qualifikationen als Fachkraft zählen. Dies ist mit einem zentralen Qualifikationenstamm nicht mehr abbildbar.

Relevant sind die auf dem Screenshot rot markierten Zeilen. Sofern dort noch nichts konfiguriert wurde, dürften es so aussehen wie auf dem Screenshot.

In der Zeile „Pflegerische Fachkräfte für Fachkraftquote“ muss die Personalkennzahl eingetragen werden, die für den jeweiligen Standort die entsprechenden Fachkräfte aus dem Personalstamm herausfiltert.

In der Zeile „Pflegerisches Personal für Fachkraftquote“ sollte unbedingt eine weitere Personalkennzahl eingetragen werden. Geschieht das nicht, wird für die Quotenberechnung der gesamte Personalstamm berücksichtigt, also auch der Hausmeister oder Mitarbeiter aus der Verwaltung. Die Praxis hat gezeigt, dass hier in der Regel eine Personalkennzahl mit dem Typ „Personalbestand Gesamt für Fachkraftquote gemäß Bruttobedarf aus Stellenschlüssel“ eingetragen wird.