Das Mahnwesen in heimbas

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Last updated: Jun 01, 2023
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Festlegung von Zahlungsbedingungen

(grundsätzlich sowohl für Debitoren als auch Kreditoren)

→ Heimbas muss wissen, wann eine Rechnung fällig ist

OP-Verwaltung – Stammdaten - Allgemein – Konditionen

  • Name:  kann frei gewählt werden

  • Basis:    hier wird festgelegt, welches Datum für die Berechnung von Zahlungsfristen herangezogen werden soll (Buchungsdatum, Belegdatum, Erfassungsdatum oder Buchungs-/Belegdatum)

  • indiv. Eingabe von Skontofristen und Zahlungszielen

Einrichtung von Mahnschemen

→ Heimbas muss wissen, was bei Fristüberschreitungen gemacht soll

OP-Verwaltung – Stammdaten - Allgemein – Mahnungen

linke Seite „Stammsatz“

Name:                  kann frei gewählt werden

Tage vom:          Netto-Zahlungsziel (als Ausgangspunkt)

bei Definition der Mahnstufen muss jeweils die gesamte Anzahl der Tage eingegeben werden, wann eine Mahnstufe – bezogen auf das Nettozahlungsziel – erreicht wird

(z.B. Zahlungserinnerung 5 Tage nach Zahlungsziel, 1. Mahnung 15 Tage nach Zahlungsziel, 2. Mahnung 25 Tage nach Zahlungsziel)

letzte Stufe

die zu hinterlegende Anzahl der Tage bezieht sich auf den Abstand zur vorhergehenden Stufe (z.B. Zahlungserinnerung 5 Tage nach Zahlungsziel, 1. Mahnung 10 Tage nach Erinnerung, 2. Mahnung 10 Tage nach 1. Mahnung)

Parameter:        ein Mahnschema kann als Standardvorschlag festgelegt werden. In der Folge wird einem neuen Klientenkonto automatisch das definierte Mahnschema vorgeschlagen. Diese Funktion greift jedoch nicht bei bestehenden Klientenkonten (keine Wirkung in der Vergangenheit)!

 

rechte Seite „Stufen“

nachdem ein Mahnschema definiert wurde, müssen die Mahnstufen eingerichtet werden

Symbol „Neuanlage“ öffnet ein Fenster, in dem die Mahnstufen benannt werden und die Tage bis zum Erreichen der Mahnstufe hinterlegt werden. Hier ist darauf zu achten, dass die einzugebende Anzahl der Tage abhängig ist von der grundsätzlichen Einstellung im Stammsatz „Netto-Zahlungsziel“ oder „letzte Stufe“ (siehe oben)

In den Reitern Vorlauf- und Nachlauftexte können individuelle Texte eingefügt werden; dabei können Platzhalter für verschiedene Einfügungen hinterlegt werden, die aus Einstellungen beim späteren Mahnlauf gespeist werden (siehe Mahnlauf durchführen).

Einstellungen/Zuweisung von Mahnschemen in Mandantenstammdaten

Diese Einstellung kann nur von der Homeinstead-Zentrale oder von der Firma Heimbas vorgenommen werden. Bitte melden Sie sich, falls hier Handlungsbedarf besteht.

nach Bedarf: Zuweisung von Mahnschemen im Debitoren-/ Klientenstamm

Debitorenstamm: System – Finanzwesen – Konten – Debitoren

Reiter „Allgemein“                          Bereich oben-rechts Zahlungsbedingungen

                                                               → Feld Mahnungen: Mahnschema zuweisen

Klientenstamm: Betriebsmanager aufrufen, einzelnen Klienten öffnen

Auswahl im Navigationsbaum   

  • Abrechnung – Selbstzahler       Bereich oben-links Bankangaben

→ Feld Mahnungen: Mahnschema zuweisen

 

  • Abrechnung – Kostenträger     KT markieren, Symbol „bearbeiten“, im Navigationsbaum

Abrechnung

Bereich oben-rechts Abrechnungsparameter

→ Feld Mahnungen: Mahnschema zuweisen

eine hier vorgenommene Einstellung greift für diesen Kostenträger klientenübergreifend!

Sofern in den Debitorenstammdaten bzw. in der Klientenakte keine anderen Zuweisungen gemacht werden, wird auf die Einstellungen in den Mandantenstammdaten zurückgegriffen

Zahlungskonditionen und Mahnschemen können an folgenden Stellen hinterlegt werden, die in der angegebenen Reihenfolge vom System angesteuert werden:

(1) Debitorenstamm "Buchungskreis": ist hier nichts angegeben, wird der nächste Punkt angesteuert

(2) Debitorenstamm "Allgemein": ist hier nichts angegeben, werden die Einstellungen im

(3) Mandantenstamm genommen

 

Mahnlauf durchführen

neben Mandanten und Buchungskreis stehen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

Stichtag:                              Aufbereitung der OP, die bis zu diesem Tag fällig sind

Zahlungseingang:            „per …“ (wurde noch nicht gezahlt) → Platzhalter

Zahlungstag:                      (zahlbar) „bis …“ → Platzhalter

Mahnschema:                  sofern verschiedene Mahnschemen hinterlegt sind

Mahnstufe:                       es werden OP mit Fälligkeit bis zu dieser Mahnstufe angezeigt. Wird hier die „letzte Mahnstufe“ ausgewählt, werden die OP in den unterschiedlichen Mahnstufen angezeigt.

Optionen:                          

  • soll die Aufbereitung der OP nur auf eine bestimmte Mahnstufe beschränkt werden, muss hier ein Häkchen gesetzt werden („nur auf ausgewählte Mahnstufe“)

  • Ist bei einem Debitor ein Sepa-Mandat hinterlegt, sind dessen OP grundsätzlich ALLE im Mahnverkehr ausgeschlossen. Durch ein Häkchen im Feld „Lastschrift-OP’s selektieren“ werden die Sepa-behafteten OP mit aufbereitet.

(z.B. ein Sepa-Mandat gilt nur für übliche Pflegeleistungen; Sonderleistungen müssen vom Kunden separat überwiesen werden. Wegen des hinterlegten Sepa-Mandats wird keine RE im Mahnlauf angezeigt)

  • Auswahlmöglichkeit „mit Rechnungen“ – dadurch werden gemahnte Rechnungen automatisch an Mahnschreiben gehängt.

In der aufbereiteten Listenanzeige können noch individuelle Änderungen vorgenommen werden (Selektionen hinzufügen oder entfernen).

Bevor der Mahnlauf dann über den entsprechenden Button unten rechts gestartet wird, können die Mahnungen in der Vorschau angezeigt werden.

Wenn OP im Mahnlauf fehlen:

  • Wurden die Tage richtig berechnet? → Zahlungsfrist aus Konditionen + Frist aus Mahnschema

  • Wurde der OP bereits gemahnt und wird erst in der nächsten Mahnstufe angezeigt?

  • Wurde der OP bereits gemahnt und wird unter einem anderen Mahnschema geführt?

  • Ist im Mandantenstamm das korrekte Mahnschema hinterlegt?

  • Wurde im Debitorenstamm ein Mahnschema hinterlegt, welches jenes im Mandantenstamm übersteuert?

  • Hat der Bewohner/Klient ein aktives Sepa-Mandat in den Stammdaten? Das führt dazu, dass keine Mahnvorschläge angezeigt werden (Häkchen im Feld „Lastschrift-OP’s selektieren“).

Allgemeine Hinweise

  • Wenn nirgendwo eine Zahlungskondition hinterlegt ist, sind Rechnungen sofort zur Zahlung fällig

  • Nachträglich hinterlegte Zahlungskonditionen werden auch rückwirkend übernommen (nach System-Neustart)

  • Ein einmal gemahnter OP wird mit dem zuerst verwendeten Mahnschema verknüpft, d.h. für eine zweite Mahnung kann dann kein anderes Mahnschema verwendet werden