Frage: Wie kann ich nach der Übernahme der Stempelzeiten diese im Dienstplan nachträglich doch nochmal ändern?
Anwort: Es gibt im Abteilungsstamm auf dem zweiten Karteireiter Dienstplan unten rechts im Bereich Zeiterfassung / Toleranzen den Haken “Bei Diensteintrag übernommene Zeiterfassung überschreiben”.
Frage: Wie kann man Mitarbeiter dauerhaft für den Einsatz in mehreren Abteilungen und ggf. mehreren Häusern aufteilen?
Antwort:
Frage: Nach Update 840 haben sich die Bezeichnungen für die Ansichten im Dienstplan verändert. Welche ist jetzt die Ansicht ?
Antwort: Ist in den Installationsparametern die Option "Dienstplanansichten "Stellen → Dienst" ausblenden" gesetzt, heißen die Ansichten nochmal leicht anders (im wesentlichen wird dann der Begriff "Stellen" durch "VK" ersetzt).
Frage: Wie kann ich den Dienstplan für das Folgejahr eröffnen?
Antwort:
Frage: Kann ich in der Web-Applikation den Dienstplan für alle Mitarbeiter sehen?
Antwort: Nein, aus Datenschutzgründen kann nur der eigene Dienstplan eingesehen werden.
Frage: Kann ich zur Dienstvorplanung mehrere Wohnbereiche zeitgleich managen?
Antwort: Ja, sofern entsprechende Knotenpunkte in der Struktur hinterlegt wurden. Der entsprechende Knotenpunkt muss beim Dienstplan-Start ausgewählt werden.
Frage: Warum erscheinen in den Auswertungen Tagesdienstplan/Wochen-Einsatz-Plan Mitarbeiter nicht, obwohl Ihnen ein Dienst zugeteilt ist?
Antwort: Bei den Diensten fehlt die Stelligkeit im Dienste-Stamm. Hinterlegen Sie eine Stelligkeit unter Dienstplan → Stammdaten → Dienste → Dienste - Parameter bearbeiten.
Frage: Wie können Weihnachten (24.12.) und Silvester (31.12.) eine andere Wertigkeit erhalten (z.B. nur als halbe Arbeitstage zählen)?
Antwort: Unter Dienstplan → Stammdaten → Steuerung → Sollzeitvarianten ist der jeweilige Tag unter: “Folgende Feiertage sind Arbeitstage” (rechts unten), anzulegen und die Wertigkeit bei “Anerkennung %” einzutragen. Achtung: die Änderung muss für jedes Jahr hinterlegt werden.
Frage: Wie kann ich Mitarbeiter im Dienstplan sortieren?
Antwort: Dienstplan → Dienstplanung → Dienstplan. Klicken Sie auf den Button „Funktion“ und wählen „Sortierung“. Die Mitarbeiter werden Ihnen angezeigt. Sie können diese mit den Pfeiltasten verschieben: Mit dem einfachen Pfeil jeweils eine Zeile nach oben bzw. unten und mit dem Doppelpfeil an den Anfang bzw. ans Ende. Speichern Sie Ihre Daten.
Die Dienstplansortierung wird für jeden Knotenpunkt individuell gespeichert.
Frage: Wie kann ich den Dienstplan ausdrucken?
Antwort: Sie haben zwei Möglichkeiten, es wird jeweils ein PDF-Dokument zum anschließenden Ausdruck erstellt:
Ausdruck wie Anzeige: Klicken Sie auf das Druckersymbol im Dienstplan.
Ausdruck mit Druckoptionen: Dienstplan → Auswertungen→ Dienstplan (Monat). Legen Sie unter „Allgemein“ und „Zusatzinfos“ alle Optionen fest.
Frage: Wie plane ich geteilte Dienste?
Antwort: Dienstplan → Dienstplanung → Dienstplan. Verplanen Sie im Soll-Dienstplan zunächst den geteilten Dienst, dann alle anderen Dienste. So vermeiden sie evtl. Phasenkonflikte.
Frage: Wie kann ich das Farbschema im Dienstplan ändern?
Antwort: System → Unternehmen → Einrichtungen. Klicken Sie links unter Navigation: „Dienstplan/Parameter“ an. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Über die Farbverwaltung im rechten Bereich ändern Sie die Farben.
Frage: Wie kann ich die Hintergrundfarbe für Dienste/Ausfälle ändern?
Antwort: Dienstplan → Stammdaten → Dienste → Dienste. Im Stammsatz (links) auf das Palettensymbol klicken und gewünschte Farbe auswählen. Für die Änderung von Ausfällen Dienstplan → Stammdaten → Dienste → Ausfälle wählen. Beachten Sie, dass die Ausfälle evtl. eine rote Schriftfarbe haben und auf rotem Hintergrund nicht mehr sichtbar sind.
Frage: Ich muss einen Dienst bei einem plötzlichen Ausfall eines Mitarbeiters neu verplanen. Wie finde ich freie Mitarbeiter und verplane den Dienst neu?
Antwort: Markieren Sie im Dienstplan den entsprechenden Tag. Klicken Sie auf den Button „Funktion“ und wählen dann „Mitarbeitersuche“ aus. Wählen Sie den Dienst. Die freien Mitarbeiter werden Ihnen in einer Liste angezeigt. Mit Klick auf „Zuordnen“ kann dann ein Mitarbeiter dem Dienst zugewiesen werden.
Frage: Wie plane ich Sonderdienste (z. B. Teambesprechung)?
Antwort: Dienstplan → Vorplanung → Sonderdienstplanung. Legen Sie einen neuen Dienst an, vergeben Sie die entsprechenden Parameter und speichern Sie. Dieser neue Dienst steht im nächsten Dienstplan zur Verfügung, sofern dieser im Soll noch nicht eröffnet wurde!
Frage: Wie bearbeite ich Urlaubsanträge/Wunschdienste, die Mitarbeiter über die Web-Applikation gestellt haben?
Antwort: Dienstplan → Vorplanung → Personalanträge/Dienstausschreibung. Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf „Wunschdienste/Urlaubsanträge“. Im rechten Bereich sehen Sie die Urlaubsanträge/Wunschdienste der Mitarbeiter. Ändern Sie den Status auf „Annahme“ oder „Ablehnung“ und pflegen ggf. einen Grund ein. Speichern Sie die Daten.
Frage: Ist die Planung von mehreren Diensten an einem Tag möglich?
Antwort: Ja, dies ist über Einstellungen im Einrichtungsstamm und in den Schablonen möglich. System → Unternehmen → Einrichtungen. Legen Sie unter „Allgemein“ die mögliche Anzahl von Diensten pro Tag fest (zwischen 1 und 3).
Dienstplan → Dienstplanung → Schablonen. Rechts finden Sie die Reihendefinition. Legen Sie zusätzliche Zeilen fest: für zwei mögliche Dienste pro Tag eine weitere, für drei mögliche Dienste zwei weitere Zeilen. Erstellen Sie die neuen Zeilen jeweils für den Soll- und Ist-Dienstplan in der Ansicht, sowie im Ausdruck. Alternativ legen Sie neue Schablonen an.
Öffnen Sie den Dienstplan in den entsprechenden Schablonen.
Frage: Wie hinterlege ich Ferien und Feiertage im Dienstplan farbig?
Antwort: 1. System → Unternehmen → Einrichtungen. Klicken Sie links unter Navigation: „Allgemein, Adresse, Kommunikation“ an. Land und Region müssen dort hinterlegt sein.
Wechseln Sie im Einrichtungsstamm in der Navigation zu: „Dienstplan/Parameter“. Über die Farbverwaltung im rechten Bereich hinterlegen Sie die Farben für Ferien und Feiertage.
System → Stammdaten → Länder. Wechseln Sie in den Reiter “Feiertage / Ferien”. Erstellen Sie für das betreffende Jahr den Feiertagsvorschlag, sofern noch nicht erfolgt.
Wählen Sie auf der rechten Seite Ihre Region aus und legen die einzelnen Ferienzeiträume neu an.
Frage: Wie ändere ich das Dienstplan - Startdatum einer Abteilung?
Antwort: Wenden Sie sich an den myneva.heimbas-Support. Dieser kann als sysdba über Entwicklung → Datenbereinigung → Dienstplanbewegungen löschen, das Startdatum anpassen.
Frage: Warum erhalten MA am Oster- bzw. Pfingstsonntag nur den Sonntags- und nicht den Feiertagszuschlag?
Antwort: An Oster- und Pfingstsonntag gilt in allen Bundesländern (außer Brandenburg) nur der Sonntagszuschlag, da die Tage keine Feiertage sind.
Frage: Die Mitarbeiter einer neu angelegten Abteilung erscheinen mir als verliehen und ich kann sie nicht bearbeiten. Was ist zu tun?
Antwort: Bringen Sie die Abteilung durch speichern aus dem Status “Unbenutzt” in den Status “Soll”. Schließen Sie den Dienstplan und öffnen ihn erneut.
Die Mitarbeiter können nun beplant werden.
Frage: Beim öffnen des Dienstplans kann ich keine Schablone auswählen, es ist aber eine Schablone angelegt - wo liegt der Fehler?
Antwort: Die Anzahl der hinterlegten Dienste in der Schablone passt nicht mit der Anzahl der hinterlegten Dienste im Einrichtungsstamm überein.
Frage: Ein Mitarbeiter ist in eine andere Abteilung verliehen und ich möchte ihm dort einen Dienst zuweisen, bekomme aber die Meldung: “Der Mitarbeiter ist bereits verliehen.” Wo liegt der Fehler?
Antwort: Das Problem besteht darin, dass sie einem Mitarbeiter der verliehen ist, einen Dienst zuweisen wollen, der einer bestimmten Abteilung zugeordnet ist. Damit würde der Mitarbeiter
doppelt verliehen werden, was zum Konflikt führt. Machen Sie die Verleihung rückgängig und tragen den Dienst in der Stammabteilung ein. Durch die Verknüpfung der Abteilung mit dem Dienst
erfolgt die Verleihung.
Frage: Ich möchte einen Soll-Dienstplan noch einmal bearbeiten, der bereits im Ist ist / Ich möchte einen Ist-Dienstplan noch einmal bearbeiten, der bereits abgeschlossen ist - ist das möglich?
Antwort: Unter Dienstplan → Dienstplanung → Sicherheit können Sie für die gewünschte Abteilung und den gewünschten Monat den Haken in der Freigabe setzen. Speichern Sie über das Diskettensymbol.
Nachdem Sie Ihre Änderung vorgenommen haben, entnehmen Sie den Haken wieder aus der Freigabe und speichern erneut.
Frage: Der für einen Mitarbeiter angelegte Rahmenplan wird nicht erzeugt, was gibt es zu beachten?
Antwort: Nutzen Sie für den Rahmenplan immer ein Beginndatum, dass auf einen Montag fällt. Der Rahmenplan wird nach dem Speichern nur für Dienstpläne im Status “Unbenutzt” erzeugt.
Direkt im Dienstplan kann der Rahmenplan auch noch für Solldienstpläne erzeugt werden. Dies funktioniert indem Sie den betreffenden Mitarbeiter im Dienstplan anwählen und über den Reiter
Funktion den Funktionsbutton “Rahmenplanzuweisung” nutzen.
Frage: Wie funktioniert die Dienstplan-Ansicht: Besetzung in Köpfen (Verteilung gemäß Schichtzeitenintervall)?
Antwort: Damit ein Mitarbeiter in der jeweiligen Schicht als “Kopf” geführt wird, muss er mindestens den in der Schicht (Dienstplan → Stammdaten → Dienste → Schichten) hinterlegten Zeitpuffer gearbeitet haben. Soll ein Mitarbeiter nicht in Früh und Spätschicht als Kopf geführt werden, muss dementsprechend der Zeitpuffer erhöht werden. Achtung: Wird der Zeitpuffer zu hoch eingestellt, fallen Dienste. die kürzer als der Zeitpuffer hinterlegt sind, komplett aus der Berechnung.
Frage: Über den Personalmanager wurde versehentlich ein Mitarbeiter über den Statuswechsel auf “inaktiv” gesetzt. Wie kann ich diesen Mitarbeiter wieder reaktivieren?
Antwort: Mitarbeiter, die im Personalmanager über den Statuswechsel auf „inaktiv“ gesetzt wurden, lassen sich unter Dienstplan->Personal->Personalakte wieder finden.
Wichtig ist, dass nach dem Start der Suchfunktion über die Lupe in der Personalakte in dem Dialog der Haken bei „nur gültige Sätze“ entfernt und dafür bei „ausgetretene Mitarbeiter anzeigen (*)“ gesetzt wird.
Bitte führen Sie nach Aufruf der Akte des gewünschten Mitarbeiters den Statuswechsel erneut durch, speichern Sie diese Änderung und aktualisieren Sie den Personalmanager anschließend oder Starten Sie ihn neu.
Frage:
Antwort: