Inhalt

1         Stammdaten. 3

1.1      Leistungsschema. 3

1.2      Einrichtungsstamm.. 3

1.3      Leistungsarten. 4

1.4      Berechnung von Eigenanteilen. 6

1.5      Datenannahmestellen. 7

2         Datenerfassung. 9

2.1      Befreiungen. 9

2.2      Kostenträger 10

2.3      Ärzte  11

2.4      Abrechnung. 12

3         Datenträgeraustausch Inkontinenz. 14

3.1      Datei erstellen (Transfer) 14

3.2      Verschlüsselung und Versand mit „dakota.le“ 15

1       Stammdaten

1.1      Leistungsschema

Im Leistungsschema festlegen, dass Inkontinenz als Hilfsmittel maschinell abgerechnet werden kann.

(System → Unternehmen → Leistungsschema)

1.2      Einrichtungsstamm

1. Navigationsbereich „Datenträgeraustausch“

1. Parameter

Beispiel: 1901109

Erläuterung:

        bei Abr.-Code wird 19 - Sonstiger Hilfsmittellieferant

        bei Tarif wird das jeweilige Bundesland, hier 01- für Baden-Württemberg, ausgewählt

Bei Sondertarif werden die letzten 3 Stellen des Leistungserbringergruppen­schlüssels hinterlegt, hier 109. Je Kostenträgergruppe können auch abweichende Tarife hinterlegt werden.

1.3      Leistungsarten

Die Leistungsarten werden im Heimmanager Stammdaten festgelegt.

Im Register „Allgemein“ und Feld „Maschinelle Abrechnung“ werden die notwendigen Einstellungen für das maschinelle Abrechnen abgelegt.

Für Leistungsart „Inko-Pauschale“

Weitere Einstellungen unter Register „Kontierung/Abrechnung“ im Feld „Abrechnung“.

Für Leistungsart „Eigenanteil Inko-Pauschale“

Weitere Einstellungen unter Register „Kontierung/Abrechnung“ im Feld „Abrechnung“.

1.4      Berechnung von Eigenanteilen

1. Für den Fall, dass ein Bewohner nicht gebührenbefreit ist, kann die Berechnung auf zwei Arten erfolgen:

1.1  Sie setzen den Eigenanteil manuell im Auftrag „Inkontinenz“ ein:

• Berechnung Inkontinenzpauschale an Krankenkasse

• Abzug Eigenanteil an Krankenkasse

• Berechnung Eigenanteil an Bewohner

1.2  Automatische Ermittlung des Eigenanteils:

• Anlage Befreiung (Heimverwaltung → Heimverwaltung → Stammdaten → Allgemein → Befreiungen)

• Abrechnungsregeln anpassen (Heimverwaltung → Heimverwaltung → Leistungen → Abrechnungsregeln)

• Im Bewohnerauftrag Inkontinenz wird dann nur die Inkontinenzpauschale eingetragen. Ist beim Bewohner keine Befreiung hinterlegt so wird ihm der Eigenanteil automatisch berechnet und der Krankenkasse abgezogen.

1.5      Datenannahmestellen

1. Anlage Datenannahmestellen (Heimverwaltung → Allgemein → Datenannahmestellen)

An diese Adressen werden die Abrechnungsdaten elektronisch versendet. Wichtig: Die hier angelegten Adressen finden sie in dakota (Stammdaten → Annahmestellen). Sollten Sie eine Annahmestelle anlegen, die nicht in dakota existiert, kann der Datenversand nicht funktionieren!

Hinterlegen Sie im Einrichtungsstamm die Parameter, ob die Abrechnung im Probe- oder im Echtbetrieb läuft.

2       Datenerfassung

Folgende Pflichtfelder für die maschinelle Abrechnung von Inkontinenz-Aufträgen sind von Ihnen bitte zu erfassen bzw. zu ergänzen.

2.1      Befreiungen

In der Bewohnerakte die Funktion „Historie“ wählen.

Feld Befreiungen: Ist der Bewohner von der Zuzahlung befreit, wird die Befreiung „Inko Befreiung“ zugeordnet, dabei kann auch ein „Bis“-Datum eingetragen werden.

Wenn die Automatik zur Ermittlung des Eigenanteils aktiviert wurde, findet dieser Eintrag bei der Abrechnung Berücksichtigung.

Ebenso ist eine statistische Auswertung möglich.

Heimverwaltung → Heimverwaltung → Auswertungen → Inkontinenz

Beispiel:

2.2      Kostenträger

In der Bewohnerakte unter Abrechnung können die Kostenträger dem Bewohner zugewiesen werden.

Im Feld „Adresse“ der ausgewählten Krankenkasse tragen Sie bitte die Versichertennummer und den Versichertenstatus ein.

Zur Angabe der erforderlichen Abrechnungsdaten wechseln Sie bitte in „Bankverbindung“.

Dort müssen Sie die notwendigen Einträge vornehmen.

Die IK-Nummer wird auf der Rechnung mitgedruckt und ist Voraussetzung für die Teilnahme an der maschinellen Abrechnung. Diese Eingabe ist für Kranken- und Pflegekassen zwingend.

Rechnungsart: Es darf keine Sammelrechnung eingestellt werden!

2.3      Ärzte

In der Bewohnerakte unter Adressen können die Ärzte dem Be­wohner zugewiesen werden.

Im Feld „Besonderes“ muss die LANR (lebenslange Arztnummer) dem Arzt zugeordnet sein.

2.4      Abrechnung

In der Bewohnerakte unter Abrechnung kann der Auftrag „Inkontinenz (INK)“ dem Be­wohner zugewiesen und bearbeitet werden.

Mit Klick auf Neu bzw. Bearbeiten können Sie den Auftrag anlegen oder bearbeiten. Zuweisung der Leistungen:

Auf Schaltfläche                          klicken:

Feld Verordnet am muss und 1. Abrechnung kann ausgefüllt werden.

Mit dem neuen Eingabefeld „1. Abrechnung“ wird festgelegt, ob es sich um eine Erstab­rechnung (Erstverordnung, Kennzeichen 08) oder um Folgeabrechnungen (Kennzeichen 09) handelt.

Eingabeformat: MM.JJJJ → 08.2011 

Bleibt dieses Feld leer, wird in Kennzeichen „09“ übergeben

Mit                          übernehmen Sie Ihre Eintragungen.

3       Datenträgeraustausch Inkontinenz

3.1      Datei erstellen (Transfer)

Nach erfolgtem Rechnungsdruck muss der Datenträgeraustausch durchgeführt werden. Bitte beachten Sie, dass die Papierrechnungen nicht beim Rechnungsdruck sondern erst hier beim Transfer zusammen mit den datenträgerbegleitzetteln gedruckt werden.

Bei Zeitraum immer den Kalendermonat in dem die Abrechnung durchgeführt wird auswählen.

Beispiel: Abrechnungsmonat Juli, Abrechnung am 05.08. durchgeführt → August

Pro Kasse und Auftragsgrundlage wird eine separate Datei erzeugt.

Mit        wird die maschinelle Abrechnung gestartet, die Sammelbelege erzeugt und die Dateien in das Transferverzeichnis (Einrichtungsstamm) kopiert.

3.2      Verschlüsselung und Versand mit „dakota.le“

 Aufruf von „dakota.le“ zum Verschlüsseln und Versenden der Abrechnungsdaten.

Schaltfläche „Daten verarbeiten“ anklicken.

vereinbartes Passwort eingeben

Anzeige der Dateien, die verschlüsselt und versendet werden können. Schaltfläche „E-Mail“ anklicken, alle markierten Einträge werden versendet.